Kire bízzuk az üzleti igényfelmérést?

Adott a következő probléma: Adattárházat építünk, fel kell mérni az üzleti felhasználók igényeit, amelyek több 100 esetleg több 1000 riport formájában öltenek testet.

A kérdés csak az, hogy ki elemezze ki ezeket a riportokat. A legjobb lenne, az adatmodell készítője csinálná, hiszen az követelményelemzés egyik célja, hogy az adatmodellező megismerje az üzleti felhasználók igényeit és ezek alapján jó adatmodellt alkothasson. Csakhogy erre sok esetben nincs idő, hiszen többezer riport felmérése nagyon hosszú ideig is eltarthat.

Illetve volt még egy dilemmánk: Hogyan mérjük fel az üzleti felhasználók azon igényeit, amelyek nem derülnek ki az általuk készített/használt riportokból? Korábban erre az interjúkat használtuk, de ennél jobb módszert kerestünk.

Így jutottunk oda, hogy az egyik nagyvállalatnál kísérletképpen az igények felmérését az üzleti felhasználókra bízzuk. Nem elsősorban az időráfordítás csökkentése miatt sokkal inkább azért mert hittünk abban, hogy az üzleti felhasználók - az üzleti terület mélyebb ismerete miatt- jobb felmérést tudnak készíteni, mint a külsősök, vagy az adatmodell tervező.

Mi lett a kísérlet eredménye? Következzenek a tapasztalatok.

Tapasztalatok:

• Ahhoz, hogy a felhasználókra bízzuk az üzleti igényfelmérést, meg kellett tanítanunk őket arra hogy hogyan is kell ezt csinálni. Voltak akik nagyon jól megértették a feladatot és voltak akik nem. (pl.: a telefonszám számokból áll tehát measure)
• Könnyebb volt megtanítani egy BI rendszert vagy akár csak a pivot táblát ismerő üzleti felhasználónak a csillagsémás adatmodellezés alapjait, mint egy külsős vagy ITs embernek megtanítani az üzletet.
• Az üzleti felhasználók a felmérés során fel tudtak tüntetni olyan mutatókat, szűrőket, hiányzó adatokat is, amelyek nem voltak láthatóak a riporton, de szerették volna ha rajta lennének. Ezek egy interjú alatt ritkán jönnek a felszínre, mert a felhasználót kiragadva a napi munkából egy kétórás interjúra nem tudjuk annyira bevonni a munkába, hogy mindezek eszébe jussanak.
• Ugyanakkor a párhuzamosítások miatt sok volt a duplamunka. Ha csak az adatmodell tervező végezné a riportok elemzését, akkor könnyen tudna egyszerűsíteni. Ha jön egy riport, amihez hasonlót látott már korábban, akkor tud egyszerűsíteni. Ugyanakkor ha ezt a riportot két külön felhasználó méri fel, - nem tudván a másik hasonló riport létezéséről - akkor azt mindketten felmérik.
• Az igényfelmérés felhasználókra bízásával elvettük az üzleti folyamatok megértésének lehetőségét az adatmodell tervezőjétől. Az üzleti igényfelmérés strukturált kereted ad a megismerésnek. Az igényfelmérés során az adatmodell tervezője szisztematikusan végigmegy a riportokon és közben tanulja a fogalmakat, ízleli a szinonimákat, tanulja a bizniszt, sajátítja el az üzleti felhasználók gondolkodását. Azzal, hogy mindezt az üzleti felhasználókra bíztuk, elvettük a tanulás lehetőségét az adatmodell tervezőjétől
• Ugyanakkor nagyon sok időt spóroltunk. Ha az adatmodell tervezője ismeri a szakterületet, annak folyamatait, akkor hatalmas segítség neki, hogy csak az üzleti fogalmak egységesítéssel kell foglalkoznia

Összefoglalva: A kép vegyes. Mint az élet többi területén a kép itt sem csak feketefehér. Azoknak a cégeknek érdemes elgondolkodni a módszertan használatán, ahol

• az üzleti felhasználók erősen használtak/használnak valamilyen BI rendszert
• és ezzel párhuzamosan az adatmodell tervező is ismeri valamelyest az üzleti területet.

Ha ez a kettő fennáll, akkor az eredmény sokkal jobb lehet annál mint amilyet a hagyományos módszerekkel elérhetünk.