Adatstratégia

Készülök a szeptemberi BI és adattárház projektvezető képzésre, és ennek keretében felülvizsgálom az anyagot. Ennek van egy adatstratégia fejezete, és azon gondolkozom, hogy ezt kiveszem a törzsanyagból. Vagy opcionálissá teszem. Miért? Mert szigorúan véve nem tartozik a BI és adattárház bevezetéshez. Jó esteben megelőzi azt, rosszabb esetben a bevezetés közben kerül kimondatlanul kialakításra, de mint önálló termék ritkán jelenik meg az adattárház projekt leszállítandói között.

Mindjárt megnézzük, hogy mi is az az adatstratégia, de előtte még vágunk egyet a témán. Máshogy alkotunk ugyanis adatstratégiát egy olyan cégnek, akinek van már valamilyen adattárház/adattóház kezdeménye és máshogy azoknak akinek még nincs. A most következő cikkben azokra fókuszálunk, akiknek az adattárház világ még új, még szüzek ezen a területen.

Mi az adatstratégia?

Szűken értelmezve az adatstratégia egy dokumentum, amely rögzíti, hogy adatos oldalon merre akarunk menni az elkövetkező években. Tágabb értelemben egy olyan folyamat, egy olyan közös munka, egy olyan együttgondolkodás amely során megvizsgáljuk, hogy a vállalat igényeit milyen adatarchitektúrával elégíthetjük ki a legjobban. 

Ha őszintén magamba nézek, akkor egy-vagy két kezemen meg tudom számolni hány olyan céget láttam akinek volt leírt(!) adatstratégiája. Tisztán látszik, hogy lehet nélküle élni. És azt is megbeszéltük hogy nem azért nincs adatstratégiájuk, mert nincs rá idő

Pedig jó esetben az adatos projektek első lépése az adatstratégia alkotás lenne. Ennek hiánya ugyanis nagyon lelassíthatja a bevezetést. Ha nincs egy irány, aminek követésében mindenki egyetért, akkor sok, magas szintű döntést kell majd meghoznunk a bevezetés során, sok-sok csatát a bevezetés alatt, a szállító előtt kell megvívnunk.

Miért készítsünk adatstratégiát?

Strukturált keretet ad a tanulásnak

Az adatstratégiát a vállalati stratégiából vezetjük le. Csak úgy tudjuk magunkévá tenni a vállalati stratégiát, ha elgondolkozunk és leírjuk azt, hogy mi adatosok hogyan tudjuk a vállalat üzleti stratégájának megvalósulását támogatni.

Kijelöli a fejlesztési irányt

Az adatstratégia nélküli fejlesztés valószínűleg olyan lesz, mint egy evolúciósan fejlesztett rendszer. Egy tákolmány, ami bár támogatja a vállalati célok megvalósulását, de architekturálisan nem áll szilárd lábakon. Egy kis BI ide, egy kis Excel dzsungel oda, amoda egy adattárházacska, ide meg csak egy Power BI dashboard elég, stb...  

Az adatstartégiára tehát azért van szükség, hogy a fejlesztések egy közös cél megvalósulásának irányába mutassanak, és a tűzoltó módról átváltsunk egy proaktív fejlesztési módba.

Rögzíti a kereteket

A fejlesztés során minden változni fog. Az igények, a scope, a prioritások, de jó lenne – ha csak egy kicsi ideig is – de azok a dolgok változatlanok maradnának, amelyeken rövid távon nem tudunk változtatni. Ilyen a felhő/föld kérdése, vagy a szoftverarchitektúra.

Mit tartalmaz az adatstratégia

Az adatstratégiáról mindenki valami nagyon komoly, nagyon tudományos dokumentumra asszociál, amelyet szuperokos feketeöltönyös tanácsadók gyártanak hónapokig és ami tartalmazza a bölcsességek bölcsességét. Olyan dolgok leírását, amire mi szürke verebek képtelenek lennénk…

Valójában a jó adatstratégiai néhány oldalból áll és arra a kérdésre keresi a választ, hogy

  • Mi a BI csapat hogyan/milyen eszközökkel architektúrával, stb. tudjuk támogatni a vállalati stratégia megvalósulását.
  • Mivel/hogyan tudunk segíteni, hogy a stratégiai cél megvalósuljon, vagy a stratégiai cél a stratégiai tervben írtak előtt, minél gyorsabban megvalósuljon.

Van ahol az adatstratégia ennél mélyebbre megy és a fentiekből levonva az utat is kijelöli. Van ahol tiltásokat is megfogalmaz: pl.: A fenti célok eléréshez nem lehet használni a felhőszolgáltatásokat.

Az adatstartégiát, mint dokumentumot talán úgy a legkönnyebben elhelyeznünk a térben, ha megnézzük milyen fejezetei lesznek.

Az adatstratégia dokumentum fejezetei

Az adatstratégia legfőbb eredményterméke egy nagyvonalú architektúraterv, amely bemutatja, hogy milyen adatarchitektúra elégítené ki legjobban a vállalat stratégiai céljait. Jó esetben azonban az adatstratégia ezen túlmutat és a következő elemeket is tartalmazza:

  • Igények bemutatása. Ebben a fejezetben igényfelmérésen összegyűjtött igényeket, elvárásokat, célokat, korlátozó tényezőket, és a jelenlegi helyzetet mutatjuk be. Ez utóbbi azért fontos, hogy megértsük mi okoz fájdalmat, min kéne változtatnunk.
  • Peremfeltételek bemutatása: Ebben a fejezetben mutatjuk be azokat a peremfeltételeket, amelyeket figyelembe kell venni az architektúra tervezésekor. Ilyenek lehetnek pl. a kompetencia hiánya, az erőforráskorlát, a magas fluktuáció, stb.
  • Stratégiai párhuzam: Ebben a fejezetben bontjuk le az üzleti stratégiát konkrét adatos feladatokra és mutatjuk be, hogy az adatarchitektúra hogyan tud segíteni az adott stratégiai cél elérésben.
  • Egyéb tapasztalatok: Itt érdemes leírni az igényfelmérés során szerzett személyes tapasztalatainkat és az igényfelmérés eredményeiből levont következtetéseinket. Tanácsadók vagyunk, nagyon sok céget láttunk, érdemes saját szavainkkal is összefoglalni a benyomásainkat, megemlíteni a kockázatokat
  • Architektúra terv: Szoftver/szolgáltatás szinten tartalmazza, hogy milyen eszközökkel akarjuk az architektúrát megvalósítani. Még csak nagyvonalúan, de annyira azért pontosan, hogy nagyvonalú költségbecslésre alkalmas legyen.
  • Költség terv: Nagyvonalú költségterv, amely segít a büdzsé nagyságának meghatározásában. Ennek egyébként semmi köze a stratégiához, de a következő kérdés úgyis az lesz, hogy "Mennyibe kerül?"
  • Szervezeti hatás: Egy új adatarchitektúra hatással lesz a szervezetre. A szervezet folyamataira is és a szervezet leterheltségére is. Jó, ha már most ismertetjük ezeket a hatásokat és elkezdünk készülni az adatos csapat vagy felelősök felállítására is.
  • Quick win: Ennek sincs sok köze az adatstratégiához, de a "Mennyibe kerül?" kérdés után a következő kérdés úgy is az lesz, hogy "Mikor fogok eredményt látni?" Úgyhogy a hosszú távú stratégia mellett kell lennie valami kézzelfogható eredménynek is, és már most érdemes kijelölni, hogy mi legyen az adatstratégia megvalósításának első lépése.

Ki készíti az adatstratégiát?

Jellemzően külső tanácsadók, vagy belső BI-os szakértők külsős támogatottsággal. Egy jó adatstratégiához kell a belsősök helyismerete és a külső szakértők máshol szerzett tapasztalata, világlátottsága. Jómagam több, mint 500 vállalatnak dolgoztam már és ez azt jelenti, hogy ennyi vállalatnál láttam, hogy mire/hogyan használják az adatokat. Ez olyan tapasztalat, ami egy belsősnél nem alakult ki. Én viszont nem ismerem a vállalatot, ezért óriási szükség van a belsősök helyismeretére

De a külsősnek van egy másik előnye is: Kis túlzással következmények nélkül ki tudja mondani, amit a belsősök nem. 

Hogyan készül az adatstratégia?

Az adatstratégia megalkotása 5 lépésből áll:

  1. Vállalati stratégia megismerése
  2. Felmérés/követelményelemzés (Interjúk)
  3. Tapasztalatok dokumentálása, adatstratégia elkészítése
  4. adatstratégia validálása
  5. adatstratégia prezentálása

Stratégiai célok megismerése

Az adatstratégiát mindig a vállalati stratégiából vezetjük le úgy, hogy arra a kérdésre keressük a választ, hogy a stratégiai célt mi adatosok hogyan tudjuk támogatni. Mondok néhány múltbéli példát. Direkt nehezet kerestem, hogy bemutassam: mi BI-osok az elsőre semmitmondó célok megvalósulását hogyan tudjuk támogatni.

"Tanuló szervezetté válunk"

Tegyük fel hogy az a stratégiai cél, hogy tanuló szervezetté akar válni a vállalat 2 éven belül. Mi kell ehhez? Hogy gyorsan tudjuk reagálni a változásra. Ehhez mi BI-osok mivel tudunk hozzájárulni? Egy önkiszolgáló BI architektúrával.

"Dolgozóink imádnak nálunk dolgozni"

Vagy egy másik valós példa. Egy vállalat stratégiájában láttam ezt a stratégiai célt: „Dolgozóink imádnak nálunk dolgozni” Első körben rögtön passzolhatnánk, hogy ez HR feladat, törjék rajta ők a fejüket. De még mielőtt passzolnánk, hagy meséljek el egy történetet.

Rendelt tőlem egy bank néhány kihelyezett Power BI képzést, és mint mindig most is megkérdeztem a szponzort, hogy mi a célja a képzéssel. A válasza nagyon meglepett ugyanis azt mondta, hogy akar adni valami korszerű eszközt az elemzőknek, amivel meg tudja őket tartani. A bank ugyanis nagyon konzervatív módon riportál, az elemzők kőkorszaki eszközöket használnak és ezért elmennek máshova dolgozni, ahol nem az a probléma, hogy még mindig az Access-t és valamelyik 1000 éves Excel verziót kell használniuk.

No ennek fényében mi mivel tudnánk támogatni a „dolgozóink imádnak nálunk dolgozni” víziót? Azzal, hogy XXI. századi munkakörülményeket teremtünk nekik. Az adatokat könnyen elérhetővé tesszük, az adatok jó minőségéről gondoskodunk, jövőbemutató eszközöket és módszereket adunk a dolgozóknak, ellátjuk őket a döntéshez szükséges információkkal, stb.

Erre felfűzve már mindenki ki tudja találni, hogy hogyan járulhat hozzá ő maga a stratégiai célok megvalósulásához.

"A mi termékünk a legjobb a piacon"

Lesznek olyan stratégiai célok is, amelyek megvalósításának támogatására nincs kapásból ötletünk. "A mi termékünk a legjobb a piacon" stratégiai cél megvalósulását nem tudjuk, hogy hogyan támogassuk, nincs rá ötletünk se.

De kérdezni tudunk, és meg tudjuk kérdezni a termékfejlesztést, hogy mi adatosok mivel segíthetjük az ő munkájukat abban hogy elérjük a „mi termékünk a legjobb a piacon” célt. El fogják mondani, hogy mi kéne hozzá és az ehhez szükséges adatos hozzávalókat már bele tudjuk fogalmazni az adatstratégiába.

És ha nincs stratégia?

Erről már írtam korábban, de lényeget megismétlem itt is: Minden vállalatnak van stratégiája. Lehet hogy nincs leírva, de mindenkinek van startégiája. Ezek jellemzően tervek, célkitűzések, bónuszcélok formájában jelennek csak meg. Mindenki jobb akar lenni mint tavaly, szóval lehet hogy csak annyi a stratégia, hogy az „éves átlagos növekedés a következő 5 évben 20% lesz” , de ezzel is el tudunk indulni. Ez már keményebb dió, mert nagyon általános, de látatlanban mondhatjuk, hogy visszamérjük a stratégia cél megvalósulását, és ezzel a kontroll lehetőséggel segítünk, hogy időben jelezzük, ha be kell avatkozni. Persze ennél tovább kell majd menni, és az interjúk segítségével fel kell mérni, hogy hogyan járulhatunk ehhez hozzá, de ennyit már biztos tudunk segíteni…

Ha nincs a vállalatnál leírt üzleti stratégia, akkor elővesszük

  • Évzáró/évnyitó menedzsment prezentációkat
  • bekérjük a főbb (stratégiai) KPI-okat
  • menedzsment célokat, menedzsment intézkedéseket, vállalásokat.
  • Bónuszcélokat, éves vállalásokat, accelerátorokat

Ezekből látszani fog az irány, és ezekből le tudjuk vezetni az adatstratégiát.

Interjúk (követelményelemzés)

Miután megismertük a vállalati stratégiát, elkezdjük interjúzni azokat, akik felelősek a vállalati stratégia megvalósulásáért. A célunk az, hogy megtaláljuk, hogy egy új adatarcitektúra hol és hogyan tudja szolgálni a vállalat céljait

Kiket kérdezzünk?

Ezt a stratégia fogja meghatározni. Ha a stratégia az, hogy a mi termékünk lesz a legjobb a piacon, akkor a termékfejlesztést kell megkérdezni.

De ettől függetlenül az adatarchitektúra projekt leendő szponzorát is meg kell kérdezni. Ő ismeri a legjobban a vállalat rejtett szervezeti hierarchiáját, ő tudja legjobban megmondani, hogy kit érdemes megkérdezni, kik fújják a passzát szelet. És ez nem minden esetben a felsővezetői kör…

A szponzor által kijelölt résztvevők mellett meg kell kérdeznünk az IT-t is. Annak a megoldásnak, amit majd tervezünk ugyanis illeszkednie kell a vállalati IT architektúrába. Ha az a felhőben fut, akkor nekünk is felhőben futó alkalmazást kell majd terveznünk. Ha nem mehetünk a felhőbe, akkor on-prem megoldást kell keresnünk.

És végül meg kell kérdeznünk a fő adatszolgáltatókat is. Ők látják legjobban, hogy mi kell a vezetői igények kiszolgálásához, hol vannak a szűk keresztmetszetek, milyen igényeket nem tudnak teljesíteni.

Ereménytemék

Az eredménytermék egy dokumentum, (nevezzük adatstratégiának) de az adatstratégia alkotás legfontosabb eredménye maga az út, az együtt gondolkodás, az ötletelés, a tapasztalatcsere és a tudásátadás, amelynek eredményeképpen kialakul a fejünkben, hogy a legjobb tudásunk szerint ma merre indulnánk, milyen architektúrával elégítenénk ki az igényeket, vagy a megváltozott környezet által támasztott követelményeket. Csinálhatja egyedül is, de ha elakad, vagy nincs kapacitása rá, akkor tudok segíteni én is.

Az adatstratégia validálása

Miután elkészültünk az adatstratégiával, meg kell győződnünk arról, hogy jól fordítottuk-e le adatos nyelvre azt, amit a stratégiából olvastunk és az üzleti interjúkon hallottunk. Azaz mielőtt véglegesítjük az adatstratégiát, mielőtt ország világ előtt bemutatnánk az új irányt, még visszalépünk egyet és a kulcsszereplőkkel validáltatjuk a javaslatot.

Az adatstratégia prezentálása

Miután validáltuk az adatstratégiát, következik annak bemutatása. A bemutató során érthető nyelven elmagyarázzuk a résztvevőknek, hogy a megálmodott architektúra hogy néz ki, és milyen előnyökkel jár majd a vállalatnak (hol támogatja majd a stratégia cél megvalósulását.)

Összefoglalva: Ezek voltak azok a lépések, amely mentén előállíthatjuk azt az adatstratégiát, amit aztán véres kardként hordozhatunk körbe a szervezet előtt, hogy nézzétek: erre van felhatalmazásunk, erre fogunk menni, és aki nem segít nekünk, az nem támogatja a vállalat üzleti stratégiájának megvalósulását. És innentől kezdve nem a két szép szemünkért kell segíteniük, hanem a vállalati stratégia megvalósulásáért... És el lehet dönteni, hogy ebben velünk tartanak-e vagy sem.

Kővári Attila - BI projekt

BI & DWH projektvezető képzés

Tudjon meg többet az itt elhangzottakról! Jöjjön el a 2024. szeptember 25.-i BI és adattárház projektvezető képzésre, vagy rendeljen kihelyezett tanfolyamot! Részletek >>

 

Új hozzászólás