Hogyan adjuk el az adattárházat a felhasználóknak?

Vége. Sikeresen lezárult az üzleti intelligencia vagy adattárház bevezetés. A rendszer kész, a felhasználók kiképezve, a szállító emberei levonulnak a projektről. Mindenki örül. De mi lesz most? Hogyan fogják a felhasználók önállóan használni az adattárházat vagy az üzleti intelligencia rendszert? Egyáltalán használni fogják? Tegyünk valamit annak érdekében hogy használják, vagy várjuk meg amíg birtokba veszik úgy ahogy ők akarják?

„Ha csinálsz egy LOB alkalmazást az kikerülhetetlen, de ha odatolsz egy adatelemző eszközt, az nem fog csak úgy használatba vevődni." Olvasom Soci blogjának egyik kommentjében. Teljesen igaz. Egy vállalatirányítási rendszert a felhasználója nem tudja kikerülni. Azt kell használni és pont. De az adattárház vagy az üzleti intelligencia rendszer nem ilyen. Mindig lesznek alternatív adatforrások, amelyeket az üzleti felhasználók használhatnak. Ha nem esik kézre nekik az épített adattárház, ha nem az ő igényeikre lett kifejlesztve, akkor nem nagyon fogják használni.

Most tegyük fel, hogy az átadott adattárházunk, üzleti intelligencia rendszerünk minden szempontból kifogástalan. Megbízhatóan működik, jól számol minden mutatót, kézre esik az üzleti felhasználónak. Ekkor is lesznek azonban olyanok, akik nem akarják majd használni az új rendszert. Vagy azért, mert valamilyen tüske érte őket a bevezetés során, vagy azért mert már megégették magukat párszor az „új" rendszerekkel, vagy csak egész egyszerűen azért, mert még nem bíznak benne.

Tegyük fel, hogy Ön a vállalat informatikai vezetője. Ön mit tenne? Hogyan bírná rá a felhasználókat az adattárház vagy üzleti intelligencia rendszer használatára?

„Elzárjuk a csapot"

A legdrasztikusabb és talán a legtöbbször használt módszer. A lényege, hogy miután keresztbe kasul kiteszteltük az adattárházat, az üzleti felhasználók elöl elzárjuk a korábbi adatforrásokat vagy adatkinyerés lehetőségeket:

1. Elvesszük a jogosultságot a régi rendszerektől, azaz megtagadjuk a közvetlen hozzáférést a régi forrásokhoz és/vagy
2. Letöröljük az alkalmazást, azaz fizikailag eltávolítjuk azt a szoftvert vagy azt a szoftverkomponenst, amivel az adatokat eddig kinyerték.

Elsőre talán túl agresszívnek tűnik ez a módszer, de higgye el, hogy sokszor ez a legcélravezetőbb. Persze vannak ennél lájtosabb módszerek is, amikor csak

„Eladjuk az adattárházat"

A felhasználók adattárházra vagy üzleti intelligencia rendszerre való szoktatásának lágyabb módszere, mely során eladjuk nekik az adattárházat. A menedzsment már megvette, az üzleti elemzők, kontrollerek már használják, de ott vannak még a bizalmatlanok, bizonytalanok. Nekik még el kell adni az adattárházat. El kell magyarázni nekik, hogy mit nyernek az adattárház használatával. Kommunikálni kell feléjük az elért sikereket, az üzleti intelligencia rendszer vagy az adattárház „értékét". Mindent, ami elősegíti hogy az adattárház elfogadottsága javuljon és egyre többen kérjenek jogosultságot az adattárházhoz.

Ezzel párhuzamosan el kell kezdeni oktatni és továbbképezni őket. A fő feladat az, hogy minél hamarabb professzionális adattárház felhasználókat faragjunk belőlük.

Nem véletlenül állapítja meg Nigel Pedse tavalyi kutatása azt, hogy minél inkább érett fázisába kerül egy üzleti intelligencia rendszer, annál inkább eléri a bevezetés elején kitűzött célokat. A gyakorlatlan felhasználók ugyanis még nem tudják csúcsra járatni az adattárházat, a gyakorlottak azonban már igen. Mondok egy példát.

Gyakran látom, hogy a gyakorlatlan felhasználók kiveszik az adattárházból az elemi adatokat, azokat bemásolják az Excel táblába és ott aggregálják őket. Ahelyett, hogy az aggregált táblát, vagy az adatkocka egy összegző szintjét közvetlenül lekérdeznék. Olyan beidegződések, megszokások ezek, amelyek még a régi rendszerek lekérdezésekor rögzültek, és amelyeket hatékony kommunikációval, oktatással, továbbképzéssel szép lassan ki kell koptatni.

Milyen csatornákon keresztül kommunikáljunk?

Oktatni, továbbképezni tökéletesen megfelelnek a webkettes eszközök: E-mail hírlevél, vállalati blog, vállalati portál, stb... A legjobb persze ezek közül az e-mail hírlevél, de a többi csatorna is lehet jó, attól függően, hogy milyen a szervezet kultúrája. Ha például már a bevezetés során is használtunk vállalati blogot az érdekeltek informálására, akkor ez az elérési mód a számukra továbbra is jó csatorna lehet.

Mit kommunikáljunk?

Az adattárházban bekövetkezet változásoktól kezdve a terveken át a „Hogyan írj hatékony lekérdezéseket" jellegű tippekig mindent, ami segíthet a felhasználónak. Néhány példa:

• Hírek, újdonságok az adattárházról: Új dimenzióelemek, új mutatószámok és azok üzleti meghatározása, új hierarchiák, ...
• Rövid- és hosszú távú tervek, státusz információk
• Lekérdezés statisztikák: 5 legnagyobb adattárház felhasználó, 5 leggyakrabban használt riport, kocka, ...
• Az adattárház értéke: Milyen problémákat oldottunk meg az adattárházból, esettanulmányok, ...
• Tippek és trükkök: 5 módszer a lekérdezések gyorsítására, a leggyakoribb felhasználói hibák, stb ...

A lényeg hogy a kommunikációnk inspiráljon. Inspirálja az üzleti felhasználót az adattárház jobb felhasználására, hiszen végső soron ez fogja biztosítani azt, hogy a bevezetett adattárház egyre jobban, egyre hatékonyabban legyen kihasználva, azaz az adattárház hosszútávon is sikeres legyen.