Vezetői információs rendszer (VIR) fogalma

A vezetői információs rendszer fogalma. Miért használnak a hazai cégek a vezetői információs rendszert? Kik a vezetői információs rendszer valós felhasználói? Hogyan építhetünk vezetői információs rendszert? Erről fog szólni a most következő cikk.

Néhány Vezetői információs rendszer (VIR) definíció

A Dictionary of Accounting Terms szerint a vezetői információs rendszer (Management Information System) számítógép alapú vagy manuális rendszer, amely a döntéshozók számára használható információvá alakítja az adatot. A Vezetői információs rendszernek 3 fő feladata van:

1. Eseti (Ad hoc) és ismétlődő riportkészítés. Például pénzügy beszámolók, készletérétkek vagy a vállalat teljesítményét bemutató riportok
2. A menedzsment „Mi lenne ha" kérdéseinek megválaszolása. Például milyen hatása lenne a vállalati cash-flow-ra, ha megváltoztatnánk a fizetési feltételeket?
3. A döntéshozás támogatása

A wikipédia szerint a vezetői információs rendszer (Management infromation system) egy részhalmaza a vállalat teljes
üzleti folyamatát lefedő, a menedzserek által üzleti problémák megoldására használt dokumentumoknak, technológiáknak, eljárásoknak. (mint például egy termék vagy szolgáltatás árazása vagy a stratégia meghatározása)

A hazai köznyelv szerint a vezetői információs rendszer egy olyan rendszer amelyen keresztül az összegzett adatoktól lefúrhatunk egészen az elemi adatokig (tranzakciókig)

Ezek a definíciók sajnos nem túl jók, illetve nehéz belőlük megtudni, hogy mi is valójában a vezetői információs rendszer. Épp ezért most következőkben be fogom mutatni, hogy

• Mire használják a hazai cégek a vezetői információs rendszert
• Hogyan építünk vezetői információs rendszert
• A technológiát, amely lehetővé teszi vezetői információs rendszerek építését
• Felhasználói oldalról kik használják a vezetői információs rendszert
• És mindezek alapján azt, hogy mi is az a vezető információs rendszer

Célom, hogy a most következő cikkből egy a technológiában járatlan szakember is megértse, hogy mi az a vezetői információs rendszer

Miért vezetnek be a hazai cégek vezetői információs rendszert?

Ahhoz, hogy megértsük mi mindenre használhatjuk a vezetői információs rendszereket, célszerű megnéznünk, hogy azok a hazai cégek akik a vezetői információs rendszer bevezetése mellett döntöttek milyen problémára kerestek megoldást, mi motiválta őket, és miért gondolták, hogy a vezetői információs rendszer lesz a gyógyír a problémájukra. Íme:

„Megszűntessük az információt birtokló kiskirályok hatalmát! Végre hozzáférhessünk azokhoz az adatokhoz, amiket eddig kérni kellett! Akkor és amikor akarunk!"

„Mindjárt elérjük 15 milliárd forintos árbevételt és elegem van belőle, hogy még mindig ide-oda pakolgatjuk az adatokat, pedig már vettünk egy komoly vállalatirányítási rendszert is„

„Egyre több az ad-hoc lekérdezés, amelyet az adatszolgáltatók már nem tudnak kielégíteni"

„Egy kontroller problémája: az adatszolgáltatók vagy az adatgazdák nem feltétlenül a kérdésre adják meg a választ, ami miatt megnőnek a válaszidők"

Ezekből a problémákból már sejthető, hogy vezetői információs rendszereket elsősorban azért vezetnek be, hogy javítsanak az információk elérhetőségén. Nem az információ hiányával van gond. Információ van dögivel, csak éppen nem férnek hozzá. Hiába van ugyanis a vállalatnak egy vállalat irányítási rendszere, az azokban tárolt információkhoz a döntéshozók, döntéselőkészítők nem férnek hozzá. Vagy nincs jogosultságuk, vagy nincs meg hozzá a megfelelő informatikai tudásuk, vagy nem olyan formában, minőségben áll rendelkezésükre az információ, ahogy az számukra fogyasztható lenne.

Vezetői információs rendszert tehát elsősorban azért építünk, hogy elérhetővé tegyük az információkat a döntéshozóknak, döntéselőkészítőknek. Akkor és olyan formában, ahogy szükségük van rá. Nem a papír vagy bérköltségek csökkentés miatt, nem azért hogy növekedjenek az bevételek, hanem azért, hogy vezetőink hozzáférhessenek az információkhoz. Aztán majd ha hozzáférnek, akkor a jó döntéseken keresztül csökkeni fognak a költségek, vagy növekedni fognak a bevételek. A mi feladatunk azonban csak annyi, hogy megteremtsük a lehetőséget a megbízható információkhoz való hozzáférésre. Ezt pedig úgy érjük el, hogy építünk nekik egy vezetői információs rendszert.

Miért nem jó a vállalatirányítási rendszer?

Vezetői információs rendszer bemutatókon gyakran hangzott el az a kérdés, hogy miért nem jó erre a célra a vállalatirányítási rendszer? Hiszen annak is van riportkészítő modulja. Nem? De igen. Csakhogy a fenti célokat nem tudjuk elérni egy vállalatirányítási rendszerrel.

A vállalatirányítási (ERP) rendszer arra lett kitalálva, hogy abba sok-sok ügyintéző percenként több 100 tranzakciót rögzítsen. Nem pedig arra, hogy abból a vezetők számára szükséges információkat le lehessen kérdezni. Egy vevő címe, egy pénzügyi tranzakció státusza könnyen lekérdezhető a vállalatirányítási rendszerből, de egy „hasonlítsuk össze az árbevételarányos nyereségünket előző év azonos időszakához képest" lekérdezés már nem. A vállalatirányítási rendszert ugyanis nem erre optimalizálták. Sem technológiája, sem adatszerkezete nem teszi lehetővé az ilyen és ehhez hasonló kérdések megválaszolását. Valami mást kell kitalálni.

Ahhoz, hogy az ilyen összetettebb kérdésekre is válaszolni tudjunk, szakítanunk kell a meglévő adatmodelljeinkkel és a hagyományos adatbáziskezelő technológiákkal. Egy új rendszert kell építenünk, amely már kifejezetten arra lesz optimalizálva, sőt csak arra lesz optimalizálva, hogy belőle az adatok könnyen és gyorsan kinyerhetők legyenek. Ezt a rendszert nevezik vezetői információs rendszernek

A vezetői információs rendszerek technológiája

Ahhoz tehát, hogy az összetett lekérdezéseket, a gyors válaszidőket és az egyszerű kezelhetőséget megvalósítsuk, el kell szakadnunk meglévő technológiáinktól és egy új bázisra kell felépíteni a vezetői információs rendszert. Ez az új bázis pedig az OLAP.

Mi az OLAP?

Az OLAP nem más mint egy speciális adatbázis kezelő, amely úgy lett megtervezve, hogy abból nagyon gyorsan le tudjuk kérdezni a számunkra fontos információkat. Az OLAP adatbázisokba nem tudunk gyorsan adatot rögzíteni, adattárolási struktúrájuk is meglehetősen helypazarló, ellenben nagyon precíz jogosultságkezeléssel rendelkezik, és belőle az adatok másodpercek alatt lekérdezhetőek. Hogy mennyire gyors, arra hagy mutassak egy valós példát. Az alábbi diagram egy hazai cég vezetői információs rendszerének válaszidőit mutatja:

A vezetői információs rendszer válaszidői

A grafikonról leolvasható, hogy a lekérdezések többsége (98,1%-ka) egy másodperc alatt lefutott. (A lekérdezések egytől-egyig magasan összegzett adatokra vonatkoztak, és a lekérdezéseket vezetők, elemzők saját maguk készítették)

De mutatok egy másik statisztikát is:

A vezetői információs rendszer válaszidői

Ennél a vállalatnál a vezetői információs rendszer összes lekérdezésének 99,9%-ka lefutott 1 másodpercen belül. Mondhatjuk tehát azt, hogy gyakorlatilag az összes lekérdezés 1 másodperc alatt lefutott.

Ez az a teljesítmény, amit a hagyományos technológiákkal és ilyen „informatikailag képzetlen" felhasználókkal képtelenség lenne elérni.

Az említett lekérdezés oldali gyorsaságnak azonban ára van. Az ár pedig az, hogy az OLAP alapú vezetői információs rendszerekbe csak nagyon lassan és nehezen tudunk információt tölteni. Épp ezért nem tudjuk azt megoldani, hogy a vállalatirányítási rendszerbe bekerült információ azonnal megjelenjen a vezetői információs rendszerben is. Helyette megvárjuk az éjszakát és kötegelve emeljük át az előző napon keletkezett információkat a vezetői információs rendszerbe.

Hogyan működik egy vezetői információs rendszer a vállalat hétköznapjaiban?

A vezetői információs rendszer a vállalat informatikai rendszereitől szeparáltan működő informatikai rendszer. Rendszerint több forrásrendszerből is táplálkozik, a töltéséről nekünk kell gondoskodnunk.

A vezetői információs rendszereket hajnalban töltjük. Megvárjuk amíg lemennek a vállalatirányítási rendszerek éjszakai mentései és hajnalban - úgy hogy a munkakezdésre kész legyünk - megkezdjük az előző napi tranzakciók átemelését a vezetői információs rendszerbe. Miután átemeltük őket, előre kiszámítjuk és letároljuk azokat az aggregált mutatókat, amelyekre a vezetőknek szüksége lehet. Így reggel, amire a lekérdezéseiket elkezdik futtatni, már minden elő van készítve, minden előre ki van számítva. Ez az éjszakai előfeldolgozás is hozzájárul ahhoz, hogy a vezetőink a vezetői információs rendszerből másodperceken belül választ kapjanak kérdéseikre.

A vezetői információs rendszerek bevezetési folyamata

Először is vennünk kell egy OLAP adatbázis kezelő szoftvert, egy adatbetöltő szoftvert és a vezetőknek egy úgynevezett kliens vagy front-end alkalmazást, amelyeken keresztül lekérdezhetik majd a vezetői információs rendszert. Ezek dobozos, boltban kapható termékek. Ilyen például az SQL Server szoftvercsomag is, amely a front-endként használt Excelen kívül tartalmaz minden más, a vezetői információs rendszer építéshez szükséges szoftverkomponenst.

Olyan, hogy vezetői információs rendszer, mint boltban megvásárolható szoftver nem létezik. Általában több szoftverkomponensből rakunk össze egy vezetői információs rendszert, de ezek a komponensek rendszerint egy gyártótól beszerezhetők, tehát nem kell idegen gyártók szoftvereit összekeverni a vezetői információs rendszer felépítéséhez.

Miután feltelepítettük őket ki kell alakítanunk az OLAP adatbázisban azt az adatszerkezetet, ahová az adatokat be fogjuk tölteni. A folyamat hasonló a relációs adatbázisban történő üres táblák létrehozásához azzal a különbséggel, hogy a vezetői információs rendszerben táblák helyett adatkockákat és dimenziókat használunk, valamint az adatbázis szerkezetét az üzleti terület igényei határozzák meg. Nem arra törekszünk, hogy optimálisan tároljuk az adatokat, hanem arra, hogy az adatszerkezet tükrözze a vezetők gondolkodását. Úgy legyen felépítve, hogy otthonosan mozogjanak benne, az ő gondolkodásmódjuknak megfelelően legyen strukturálva. Ehhez pedig sokat kell beszélgetni velük, át kell tanulmányozni az általuk használt riportokat hogy megértsük területeik folyamatait és ezek alapján le tudjuk képezni a szükséges adatszerkezetet.

Miután elkészült az üres adatszerkezet meg kell írnunk azokat a betöltő programokat, amelyek gondoskodnak majd a vezetői információs rendszer rendszeres feltöltéséről. (Ezen betöltő programok megírásához is szoftvert használunk. Ilyen szoftver például az SQL Server programcsomag részeként kapható Integration Services)

Miután elkészültek a betöltő programok, már csak időzíteni kell őket, hogy minden nap hajnali x órakor elinduljanak és feltöltsék friss adatokkal a vezetői információs rendszert.

Megj.: A valóságban persze mindez nem ilyen egyszerű, de úgy gondolom nem segítene jobban megérteni hogy mi is az a vezetői információs rendszer, ha végigmennék egy bevezetés összes fázisán.

Végül, hogy átfogóbb képünk legyen a vezetői információs rendszerekről, nézzük meg kik és mire használják őket.

Kik használják a vezetői információs rendszert?

Következzen megint egy valós példa:

Egy hazai vezetői információs rendszer felhasználói

Talán meglepő, talán nem, de a vezetői információs rendszert elsősorban nem a vezetők használják. Hiába nekik építettük. Ha megnézzük a fenti grafikont, akkor abból leolvashatjuk, hogy a vezetők az összes lekérdezés csak mindössze 6%-át futtatták.

A statisztika azonban elfed valamit. Mégpedig azt, hogy a vezetők nem közvetlenül, hanem a kontrollereken, elemzőkön keresztül használják a vezetői információs rendszert. Egyszer megkérdeztem egy vezetőt, hogy szerinte megérte-e bevezetni a vezetői információs rendszert miközben a statisztikákból láttam, hogy nem is használja azt. Válasza meglepett. Kiderült ugyanis, hogy a kontrolling osztályon keresztül szinte naponta futtat lekérdezéseket.

Azóta több vezetőt is megkérdeztem, több vezetői információs rendszer felhasználó statisztikáját is elemeztem, és az eredmény hasonló képet mutatott: A felső vezetők közvetlenül nem, vagy alig használják a vezetői információs rendszert, közvetve viszont napi, heti szinten rendszeresen.

Mire használjuk a vezetői információs rendszereket?

A vezetői információs rendszereket az általános riportkészítési funkciókon túl elsősorban az alábbiakra használjuk:

• Aggregált adatok különböző szempontok (dimenziók) szerinti elemzésére, mint például mutassuk ki a negyedéves értékesítési árbevételt vevőcsoport, termékcsoport bontásban
• Terv tény összehasonlításra, mint például mutassuk meg azokat a területeket, ahol az értékesítés messze elmarad a tervezettől, vagy
• Idősor elemzésekre. Például hasonlítsuk össze az idei kumulált árbevételt a tavalyi év azonos időszaki kumulált árbevétellel.

Ezek azok az elemzési formák, amelyek leginkább jellemzőek a vezetői információs rendszerekre, és amelyek leginkább jellemzőek a vezetői igényekre.

Összefoglalva:

A vezetői információs rendszer (Management information system) a vállalat meglévő rendszereiből táplálkozó, speciális úgynevezett OLAP adatbáziskezelőre épített vállalati alkalmazás, amely rendkívül gyors válaszidők és egyszerű kezelhetőség mellett biztosítja a menedzsment számára szükséges, jellemzően magasan aggregált és idősoros információkat.