Törzsadatkezelők szerepe a vállalati BI stratégiában

Beszélhetnék egy ideális világról, ahol a törzsadatok karbantartása a törzsadatkezelőben történik és minden rendszer a központi törzsadatkezelőből dolgozik... De nem teszem, mert ez kicsit utópisztikus. Valószínűleg sosem fog megvalósulni.

Helyette a központi törzsadatkezelő egy olyan lehetséges felhasználási lehetőségére szeretném felhívni a figyelmet, mint a forrásrendszerrel nem rendelkező adatok tárolására. Minden vállalatnál vannak olyan adatok, csoportosítási szempontok, hierarchiák, paramétertáblák, amelyek nélkülözhetetlenek az elemzőknek vagy más rendszereknek és amelyek semmilyen forrásrendszerben nem találhatóak meg. Tipikusan ilyen például a szervezeti hierarchia, a régió bontás, szolgáltatás csoportok, önköltségi ár, stb.

Ezek közös jellemzője, hogy sokan használják őket. Jellemzően Excel formátumban érhetőek el és forrásként szolgának más Excel tábláknak, rendszereknek, adatpiacoknak. Minden rendszer készít róluk egy kópiát és eltárolja őket valahol egy táblában. Ahelyett hogy csak egyszer, egy központi helyen, mindenki számára könnyen elérhető formában, auditáltan, historizáltan tárolnák őket...

Emlékszem, hogy anno a törzsadatkezelők létezése előtt eszméletlen mennyiségű energiát öltünk olyan rendszerek fejlesztésébe, amelyen keresztül az üzleti felhasználók rögzíteni és karbantartani tudták a forrásrendszerrel nem rendelkező adataikat. Olyan alkalmazásokat fejlesztettünk amelyek megoldották az üzleti felhasználók adatainak auditált és historizált tárolását, a webes felületük volt és valamennyire validálták az üzleti felhasználók által rögzített adatokat.

Szerették ezeket az alkalmazásokat az üzleti felhasználók? Nem. Utálták őket. A felhasználóknak ugyanis óriási visszalépést jelentett az Excelről a webes felületre váltani.

Eredmény? Elhagyott, gondozatlan, pontatlan adattárházak, BI rendszerek. Magyarázhattuk a bizonyítványt, hogy „mi leírtuk a felhasználói kézikönyvbe, hogy az üzleti adatok, paramétertáblák karbantartása az üzleti felhasználók feladata", de ez mit sem változtat az eredményen: A felhasználók az adattárházon, vagy a BI rendszeren kívül oldották meg a problémáikat. Pont úgy, mint adattárház előtt...

Ma már szerencsére van a problémára megoldás: Úgy hívják, hogy törzsadatkezelő. (Amit ráadásul az SQL server licensszel rendelkezők ingyen használhatnak.) Elsősorban nem erre a feladatra találták ki, de tökéletesen megfelel a forrásrendszerrel nem rendelkező információk tárolására, hiszen

• Historizáltan tárolja az információkat (pontosan tudjuk, hogy mikor, milyen bontású volt a régió hierarchia)
• Auditáltan tárolja az információkat: Pontosan meg tudjuk mondani, hogy ki és mikor módosította az adatokat
• Helyben validál: Nem az adattárház töltésekor (vagy rosszabb esetben utána) derül ki, hogy hibás adatokat töltött fel az üzleti felhasználók
• Automatikus adatfogadó interfésszel (import) rendelkezik, azaz pl. egy új vevő, termék, stb forrásrendszerben történő megjelenésével párhuzamosan automatikusan átkerülhet a törzsadatkezelőbe is.
• Output (Export) interfésszel rendelkezik: Adatbázisban tárolja az információkat, amely transzparensen elérhető más rendszerekből
• Felelősőket kezel: Lehetőséget biztosít, hogy az adatokhoz adatgazdát rendeljünk. Minden egyes adathoz rendelhetünk felelőst, és a törzsadatkezelő gondoskodik ezen felelősök tájékoztatásáról, ha pl. jön egy új vevő és azt kategorizálni kell
• Excel interfész: A felhasználók Excelben tarthatják karban az adatokat. Úgy mint most, csak az Excel mögött a háttérben ott duruzsol csendben egy törzsadat kezelő rendszer. És ez utóbbi különösen fontos. Ezt teszi ugyanis a felhasználó számára felhasználó baráttá a törzsadatkezelőt: Ez biztosít lehetőséget a tömeges adatbevitelre (több cella másolására és beillesztésére), képletek használatára, egyszerű adattisztítási feladatok megoldására

Összefoglalva: Érdemes használni a törzsadatkezelőket a forrásrendszerrel nem rendelkező adatok tárolására. Nagymértékben segíti a vállalati adatvagyon strukturált tárolását és elérhetőségét.