Havi vagy napi legyen az adattárház betöltése?

Valószínűleg sokan meg fognak rám orrolni azért amit most fogok írni, de szükségesnek tartom hogy beszéljünk erről a témáról. Havi legyen az adattárház feltöltése vagy napi?

Sokszor, sok helyen találkoztam már ezekkel a kérdéssekkel:

• Miért legyenek a könyvelési tételek naponta betöltve, ha úgyis csak a havi zárás után van értelme a pénzügyi adatokat elemezni? vagy
• Az adattárházba csak a lezárt időszak adatait töltjük, vagy
• A hóközi könyvelésből készülő beszámolóknak semmi értelme!

Ha az adattárházba csak lezárt időszak adatait töltjük, akkor hogyan fogunk hó vége felé eredménybecslést adni? Egy magas fix költség arányú vállalat, amely naponta könyveli bevétel számláit egész jó közelítéssel meg fogja tudni határozni havi eredményét még zárás előtt, ha a könyvelési tételeket folyamatosan töltjük az adattárházba. Ha havonta egyszer, zárás után töltjük az adattárházat akkor már csak rácsodálkozatunk az eredményre…

Dolgoztam olyan gazdasági igazgatóval, aki megkövetelte, hogy a könyvelési adatok betöltését a teljes betöltéstől külön, akár naponta többször is be lehessen futtatni. Ellent mond ez az alapelveknek? (például, hogy napközben nem terheljük a forrásrendszereket?) Igen. De így még időben be tudott avatkozni és hatást tudott gyakorolni a havi eredményre.

A beszámolókat természetesen csak zárás után publikálta, de azzal, hogy napi volt a betöltés kezében volt a kontroll, amit a havi egyszeri, zárás utáni betöltéskor már nem élvezhetett volna...

Milyen további előnyei származnak abból, hogy adattárháza feltöltésének periódusát napira választja? Ha bármi megváltozik az forrásrendszerben, azt egyből észre fogja venni. Még hó közben, nem akkor amikor mindenki tűkön ülve várja a zárt időszak adatait. Ritkán de előfordulhat, hogy a számlatükör, vagy a riportstruktúrák úgy megváltoznak hogy ennek hatására nem fognak lefutni a betöltések. Arra pedig nincs idő, hogy zárás után kezdjen el az ember hibát keresni majd hibát javítani.

Persze hátrányok is származhatnak abból, hogy napira választja a betöltések frekvenciáját, hiszen ebben az esetben zárás előtt értelem szerűen félrevezető adatokat láthat az, aki egy nem lezárt periódusra kéri le a beszámolót. De úgy gondolom, hogy ez a kisebb baj, mert a terület üzleti felhasználói pontosan tudják, hogy mikor van zárás. Vagy ha tényleg baj akkor jogosultság kezeléssel vagy egyéb korlátozó technikákkal megoldható, hogy az „átlag” felhasználó ne férhessen hozzá a még nem lezárt időszak adataihoz.

Szumma szummárum törekedjen arra, hogy a betöltések frekvenciája legyen minél kisebb, esetünkben napi. Ez egyrészről fontos lehet az üzleti felhasználók számára is, másrészről nagyban hozzájárul a betöltések egyszerűsítéséhez és ezen keresztül ahhoz is, hogy a megfelelő információk a megfelelő helyen és időben álljanak rendelkezésre a döntéshozatalhoz...