Automatikusan frissülő PowerPoint beszámolók készítése

Adott a következő probléma: Vezetőink PowerPoint prezentációk formájában kérik tőlünk a havi összefoglalókat, beszámolókat. E vezetői összefoglalók első diáján rendszerint a vállalat adott havi eredményei olvashatóak jellemzően szövegbe ágyazva a mutatókat, a második, harmadik, stb. diákon pedig a szervezeti egységek teljesítménye, termékcsoportok forgalma, stb. olvasható.

E vezetői összefoglalók előállítása az üzleti felhasználók, kontrollerek feladata. Ők azok akik rendre kicserélik a diagramokat az aktuálisakra, módosítják a „[Január] hónapban az értékesítés árbevétele [X] Ft volt" című mondatot a „[Február] hónapban az értékesítés árbevétele [Y] Ft volt" mondatra.

E feladat időt rabló, monoton, ... , úgyhogy mutatok egy megoldást ami automatizálhatja a ppt gyártás folyamatát. Nem lesz a legszebb megoldás, de egy kontroller is könnyű szerrel meg fogja tudni valósítani.

A megvalósítás lényege, hogy az Excelben leképezzük azokat a mutatókat, grafikonokat amelyek a PowerPoint prezentáció elkészítéséhez szükségesek lesznek. E mutatók természetesen adatbázisból frissülnek a kiválasztott hónapnak megfelelően. Az Excel első munkalapjára tesszük a dátumválasztót ami Excel 2010 esetén lehet szeletelő, Excel 2007 esetén pedig a Pivot tábla „konvertálás képletté" funkciójával előállított jelentés szűrő:

Szeletelő az Excel 2010-ben

E dátumválasztót aztán összeszinkronizáljuk az összes munkalapon szereplő kocka függvények segítségével előállított mutatókkal, grafikonokkal. Így gyakorlatilag előáll a ppt jelentésfüzet (briefing book) Excel formátumban egy dátumválasztóval az első munkalapon.

A következő lépés a munkafüzetben szereplő cellák, grafikonok becsatolása a ppt prezentációkba. (Ctrl+C majd Paste special, Microsoft Excel Worksheet object, Paste link)

És voilá: Előállt az autómatikusan frissülő PowerPoint beszámoló. Persze a vezetőknek nem ezt a ppt küldjük el, hanem egy olyan másolatot, amelyből előtte gondosan kitöröljük a hivatkozásokat. (Ezt megtehetjük a Fájl, infó, fájlhivatkozások szerkesztés menü segítségével)

Működik Pivot táblára is?

Igen, de csak fix szerkezetű pivot táblára tudjuk megcsinálni mert a ppt csak azt a cellatartományt fogja tartalmazni, amit átmásoltunk. Ha pl. jön egy új hónap (pl.: április) és mi csak márciusig másoltuk át az adatokat a prezentációba, akkor az április nem fog megjelenni. Tehát a Pivot tábla növekedésével párhuzamosan nem fog nőni az átmásolt pivot tábla

Összefoglalás

Wordből, PowerPointból nem tudunk közvetlenül lekérdezni adatbázist, de azt kihasználva, hogy a PowerPointból le tudunk kérdezni Excel cellákat, grafikonokat, az Excelből pedig le tudjuk kérdezni az adatpiacot; össze tudunk állítani egy adatbázisból frissíthető PowerPoint jelentésfüzetet.