Mindenki KPI-t akar

Az üzleti intelligencia rendszerek ma már rendelkeznek integrált műszerfal (dashboard) támogatással. Segítségükkel létre tudunk hozni olyan műszerfalakat, amelyeken elhelyezhetjük a legfontosabb mutatókat, KPI-okat. (KPI = Key Performance Indicator, kulcs teljesítmény mutató) Olyan eszközt adhatunk a menedzsment kezébe, amelyen keresztül át tudják látni a felelősségük alá tartozó üzleti területeket, látják azok minden mozdulatát és egyből észreveszik, ha elkezdenek letérni az egyensúlyi pályáról.

Erős fegyver ez, amit az üzleti intelligencia gyártók ki is használnak. Elhitetik az emberrel, hogyha megveszi a termékünket, akkor képes lesz ilyen KPI-okból álló műszerfalak készítésére és utána szinte semmi mást nem kell csinálnia, mint a minden reggel a kávé mellett rápillantani a műszerfalra, és ellenőrizni hogy minden rendben van-e.

A műszerfal azonban csak egy eszköz. Ahogy például a festőnek a vászon, vagy az írónak a toll. Azért mert vettünk egy vásznat, még nem fogunk tudni szép képeket festeni. Vagy azért mert van egy tollunk még nem fogunk bestsellereket írni. És azért mert van egy eszközünk, amellyel könnyen tudunk KPI-okat gyártani, még nem fogunk tudni jó, a menedzsment számára hasznos műszerfalakat összeállítani.

Egyszerű KPI-t gyártani?

Technológiai szemmel nézve igen. Egy KPI-nak van négy jellemzője:

• aktuális érték, azaz hol állunk most
• Terv érték, azaz mit terveztünk, hol fogunk állni most
• eltérés érték, azaz mennyivel és milyen irányban tértünk el a tervtől
• és egy trend érték, ami megmutatja a tény értékek trendjét

Ezeket a paramétereket kell megadni egy KPI elkészítéséhez, és innentől kezdve az eszköz megcsinál mindent. Ha akarjuk egy fordulatszám mérőn jeleníti meg a mutatót (KPI-t), ha akarjuk grafikonon, stratégiai térképen. Mindezt kontextus függően, azaz a kiválasztott időszaknak, üzletágnak, termékcsoportnak vagy egyéb szempontnak megfelelően.

De a kihívás nem itt van, hanem a KPI-ok kiválasztásában. Ön meg tudná mondani, hogy melyik az az 5-10 KPI vagy nevezzük teljesítmény mutatónak, amelyen keresztül monitorozni tudja saját területe teljesítményét? Ki tudna alakítani 5-10 olyan KPI-t, amelyekbe belefogalmazná területe sikerkritériumait, osztálya értékteremtő képességét?

Melyek a legfontosabb mutatóink (KPI)?

Tegyük fel, hogy ön egy IT vezető. Elfoglalt ember, ideje kevés. Milyen jó lenne, ha lenne egy műszerfala, amire minden reggel rápillanthatna és láthatná, hogy tegnap mennyivel járult hozzá osztálya a vállalat sikeréhez, ahol látná, hogy minden informatikai folyamat rendben fut, ahol monitorozni tudná az informatika költségeit a tervhez képest, ahol láthatná az informatikai projektek készültségi szintjeit és ahol láthatná, hogy hogyan teljesülnek az osztályával szemben támasztott célok és elvárások, stb.

Jó lenne, ha ezen a műszerfalon csak néhány mutató szerepelne, és az egész könnyen áttekinthető lenne. De melyek legyenek ezek a mutatók? És melyek lennének azok a mutatók, amelyeket a főnöke műszerfalára tenne?

Nem is olyan egyszerű igaz? Nem véletlen, hogy a TDWI felmérése szerint a második legnagyobb kihívást egy BPM rendszer kialakítása során a KPI-ok kiválasztása jelenti:

Forrás: „Best Practices in Business Performance Management:Business and Technical Strategies" TDWI report 2004 március.

Ma már - hála az üzleti intelligencia rendszereknek - nem jelent nagy kihívást a KPI-ok megjelenítése, de a KPI-ok kiválasztása továbbra is időigényes és nehéz feladat. Mi, mint üzleti intelligencia felelősök segíthetünk a meglévő KPI-ok szisztematikus összegyűjtésében, a műszerfalakkal szemben támasztott követelmények megfogalmazásában, a KPI-ok egységesítésében, de a legfontosabb KPI-ok kiválasztása továbbra is a menedzsment feladata.

Igaz, ha ezzel elkészülnek, akkor hátradőlhetnek: Innentől kezdve megint a mi feladatunk, hogy a megfelelő BI eszközzel elkészítsük a megálmodott műszerfalat, amelyre reggel a kávé mellett rápillantva ellenőrizhetik, hogy minden jól halad-e saját területükön.