Egy adattárház tender tanulságai


Egyszer részt vettem egy adattárház tenderen, ahol az volt a feladatom, hogy segítsek ajánlatot adni egy tanácsadó és rendszerintegrátor cégből álló konzorciumnak. Megvásároltuk az ajánlati felhívást és elkezdtük kidolgozni az a műszaki- és vele párhuzamosan a pénzügyi ajánlatot is.

Az ajánlati felhívás része volt egy részletes követelmény specifikáció is, aminek szokás szerint semmi köze nem volt az üzleti területek igényeihez. Pusztán technológiai oldalról járták körül a témát és arra helyezték a hangsúlyt, hogy az elkészülő adattárház tudjon pdf-be menteni, képes legyen e-mailt küldeni, stb.

Mindig félek az olyan ajánlati felhívásoktól, amelyek pontosan meghatározzák a technikai részleteket, de csak éppen hogy megemlítik az üzleti oldalt. Félek, mert ezek általában bújtatva egy-egy konkrét termékre vannak kiírva, (de most szerencsére nem ez történt) és félek, mert az üzleti terület figyelmen kívül hagyása a projekt végére meg fogja bosszulni magát. Ők lesznek ugyanis azok, akik átveszik majd a rendszert, és nekik nem az e-mail küldés, és a pdf mentés a legfontosabb. De most nem erről akarok beszélni, hanem a tender lebonyolításáról.

Ott tartottunk tehát, hogy volt egy adattárház követelmény specifikáció a kezünkben, és elkezdtük kidolgozni az ajánlatot. Gyűltek-gyűltek a kérdések, de nem tehettük fel őket, mert a kiíró úgy rendelkezett, hogy két nyílt nap lesz összesen, ahol mindenki felteheti majd a kérdéseit.

Eljött a nyílt nap. Összegyűltünk egy teremben, ahol ott volt a kiíró részéről minden fontos személy és ott volt mindenki, aki megvásárolta az ajánlati felhívást. Köztük mi is.

Vajon jó ötlet volt mindenkivel egyszerre konzultálni?

Nézzük az előnyöket:

  • A menedzsmentnek elég két konzultáción részt vennie, így nem rabolunk sokat a méregdrága idejükből.
  • Minden ajánlattevő ugyanazzal az információval rendelkezik, így egyenlő feltételekkel versenyezhetnek. Igazságos ugye, hiszen minden új információról minden ajánlattevő értesül, így nagy valószínűséggel hasonló műszaki tartalmú ajánlatokat fognak beadni, és csak az ár alapján kell majd döntenünk.

Nézzük, hogyan zajlott az első konzultáció. Az ajánlattevők egymás után kérdezhettek. Voltak akiknek egy kérdésük sem volt, és voltak akiknek sok volt (nekem egész pontosan 35 volt amiből a megbízom rendszerintegrátor része azt a következtetést vonta le, hogy nem is értek az adattárházakhoz, hiszen aki ért hozzá annak nincs kérdése :-) )

A kérdéseket mindenki a legkisebb jelentőségűvel kezdte. A fenti példánál maradva én például arra kérdeztem rá először, hogy a pdf-be mentést automatikusan kell megoldhatóvá tenni, vagy elég ha csak kézzel lehet menteni. Aztán jöttek az egyre nagyobb jelentőségű kérdések, de a végén már csak én kérdeztem. Vagy azért, mert a többieknek tényleg nem volt több kérdésük, vagy azért, mert ők is úgy gondolkodtak ahogy én:

  1. Ha felteszem az „ász" kérdéseket, akkor az erre adott válaszok alapján megkeresem a legjobb megoldást az ügyfél számára, de ezzel párhuzamosan persze felhúzom a konkurenciát is a mi minőségi szintünkre
  2. Ha nem teszem fel az „ász" kérdéseket, akkor úgy értelmezhetem az ajánlati felhívás pontjait, ahogy nekem a legjobb. (Ez persze nem biztos, hogy az ügyfélnek is a legjobb lesz)

Nézzük az elsőt

Jó az ajánlatkérőnek, hogy esetleg egy olyan szállító nyer, aki ezekre a problémákra nem is gondolt? Vajon az így kiválasztott szállító képes lesz kritikus helyzetben előhúzni egy egyszer már bevált konzerv megoldást? Vajon képes lesz előre gondolkodni, vagy csak egyszerűen saját szempontjai szerint értelmezi és végrehajtja a feladatot?

Nézzük a másodikat

Vajon jól jár az ajánlatkérő, ha a szállító kérdés nélkül a legolcsóbb megoldást választja? Vajon jó lesz az ajánlatkérőnek, ha a szállító maga dönti el, hogy mi lesz a legjobb megoldás?

Azt hiszem egyik sem jó és alighanem mindkét választással veszít az ajánlatkérő. Igaz, hogy így „igazságos", és így nem kell vállalni a felelősséget egy hibás döntésért, hiszen „a legolcsóbb kielégítő megoldás nyert", de elveszíti az egyik legfontosabb értékelési szempontot. Nevezetesen azt, hogy mennyire felkészült a szállító. Ezt ugyanis abból is le tudjuk mérni, hogy milyen kérdéseket tesz fel.

  • A kérdésekből kiderül, hogy mennyire saját módszereit, eszközeit akarja ránk erőltetni és mennyire kíváncsi a mi igényünkre
  • A kérdésekből kiderül, hogy mekkora tapasztalata van az szállítónak az adattárházak területén.

Higgye el, még egy nem szakmabeli is észre tudja venni, ha olyan kérdéseket kap, amelyeknek nincs komoly hatása a kialakítandó adattárházra. Lemondani ezekről pusztán a felelősség elkerülése miatt nagy hiba.

A jó szállító kiválasztása az egyik kulcsa a sikeres adattárház építésnek. Köthet akármilyen jó szerződést, ha nem a legalkalmasabb szállítót választja, akkor a siker könnyen elmaradhat. Épp ezért mindent meg kell tennie, minden eszközt fel kell használnia, hogy a legjobb szállítót válassza. A csoportos konzultáció, mint eszköz jó, és érdemes elgondolkodnia a használatán, de egyedüli eszközként a kommunikáció lefolytatására, a legjobb szállító kiválasztására nem elégséges.

 

Elválasztó

Már készül a következő cikk. Kérjen értesítést a megjelenéséről itt.

|

Szóljon hozzá!

Szabály: Legyen kedves, segítõkész és vállalja a nevét.
A mező tartalma nem nyilvános.
  • A web és email címek automatikusan linkekké alakulnak.
  • Engedélyezett HTML elemek: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • A sorokat és bekezdéseket automatikusan felismeri a rendszer.
ANTI SPAM
A robot regisztrációk elkerülésére.
Image CAPTCHA
Figyeljen a kis és nagybetűk használatára