Excel (Power Pivot) dashboardok megosztása böngészőben

A most következő cikkben megnézzük, hogy milyen lehetőségeink vannak a Power Pivotos Excel dashboardjaink megosztására. Meg fogjuk vizsgálni hogyan lehet a dashboardot megosztani interaktív- és statikus formában, böngészőben és nyomtathatóan, és megnézzük azt is, hogy milyen lehetőségeink vannak csak az adatbázis megosztására. A sort a statikus dashboardok megosztásával kezdjük.

Mentés pdf-ként

A megosztás legegyszerűbb módja a dashboard exportálása pdf formátumba. (File menü -> Export -> pdf). Gyakorlatilag az Excel nyomtatási képét menti ki pdf-be. Ritkán használjuk, nem is fecsérlünk rá több energiát, de jó ha tud róla hogy van rá lehetőség.

Power Point

Power Pivotos dashboardjainkat csak képként tudjuk Power Pointon keresztül megosztani, de van arra is lehetőség, hogy pivot táblákat, pivot chart-ot, KOCKA() függvényeket frissíthető módon ágyazzunk be ppt prezentációkba. Ennek módjáról az Automatikusan frissülő PowerPoint beszámolók készítése című cikkben olvashat.

Elküldöm másnak (Excel)

A klasszikus módszer: Elküldöm az Excel fájlt e-mailben vagy felteszem egy megosztott mappába. Annak akinek van Excel telepítve a gépére (Windows-os Excel, mert a Mac-es Excel nem jó) az meg fogja tudni nézni a dashboardot. És mivel az Excel fájlban megtalálható minden adat ami a dashboardhoz kell, ezért azt interaktívan fogja tudni használni. Frissíteni csak akkor fogja tudni az adatokat, ha van hozzáférése a forrásadatokhoz, de megnézni az utolsó frissítéskor belekerült adatokat bármikor meg tudja.

SharePoint

Korábban lehetőségünk volt a Power Pivotos fájlokat egy SharePoint mappából interaktívan használni a Power Pivot for SharePoint szolgáltatás segítségével, de ez a lehetőség a jövőben már nem lesz támogatott (És bár a SharePoint 2013-ban és 2016-ban még támogatott, de kikopóban lévő technológia, döglött lovat nem etetünk, nem érdemes bele több energiát fektetni.)

Excel Online (OneDrive)

A legegyszerűbb módja a „webes kikommunikálásnak” ha az Excel fájlt, benne a Power Pivot adatmodellel együtt felmentjük egy OneDrive for Business vagy egy SharePoint Online mappába. Ebben az esetben ugyanis az Excel Online képes lesz a dashboardjainkat interaktívan(!) megjeleníteni böngészőben.

Ki is próbálhatja élőben. A kép alatti linken az Önkiszolgáló BI workshop egyik eredményterméke látható. Az Excel fájl 3 millió sort tartalmaz, úgyhogy tesztelni is tudja milyen sebességre számíthat majd, ha böngészőben akar interaktívan használni egy 3 millió soros Excel fájlt.

Interaktív Excel dashboard böngészőben

Böngészőből használható interaktív Excel dashboard

Az Interaktív Excel dashboard linkje

Amikor rákattint egy felhasználó az Excel fájl linkjére a OneDrive-on, akkor a háttérben 

  1. a OneDrive (Excel Services) kicsomagolja az Excel fájlból a Power Pivot adatbázis backup-ot,
  2. Azt visszaállítja egy Analysis Services Tabular adatbáziskezelőbe
  3. és az interaktív dashboardot az Excel Web Frontend segítségével megjeleníti.

Megj.: Ha jobban érdekli a téma, akkor jelentkezzen az Önkiszolgáló BI workshop videókurzusra, mert ott felépítjük a fenti webes dashboardot.

Power BI

És végül jöjjön a Power Pivotos Excel dashboardjaink megosztásának legjobb módja: a Power BI. Ha az Excel dashboardunkat feltöltjük a Power BI-ba, akkor lehetőségünk nyílik

  • az Excel dashboardok interaktív megosztására böngészőn keresztül és/vagy
  • a dashboard alapadatait tartalmazó adatbázis megosztására.

Az előbbihez a munkafüzetet kell feltölteni a Power BI-ba, az utóbbihoz az adatokat kell exportálni a Power BI-ba. Mindkét funkció az Excel fájl menüjében a közzététel menüpont alatt érhető el: 

 

Munkafüzet feltöltése Power BI-ba

A Power Pivotos Excel dashboardjainkat a fájl menü --> közzététel --> A munkafüzet feltöltése a Power BI-ba útvonalon keresztül tudjuk megosztani a Power BI felhasználókkal. Bár látszólag Power BI-ba töltjük fel az Excel fájlokat, a valóságban azonban a Power BI is OneDrive + Excel online kombót használja a feltöltött Excel fájlok böngészőben történő megjelenítésre.

Így amikor feltöltjük a fájt a Power BI-ba, akkor a háttérben a:

  1. A Power BI feltölti a fájl a OneDrive-ba
  2. És az Excel Online segítségével megjeleníti a dashboardjainkat a böngészőben.

Mivel a háttérben a OneDrive tárolja a fájlokat, ezért a feltöltőnek mindenképpen rendelkezni kell OneDrive for Business tárhellyel. Ha az Excel egy Microsoft 365 előfizetés (korábbi néven Office 365 előfizetés) részeként lett megvásárolva, akkor nincs semmi gond, hiszen a felhasználó a Microsoft 365 előfizetése mellé automatikusan megkapja a OneDrive for Business előfizetést is. Így ha ő nem is használja a OneDrive-ot, a Power BI fogja tudni használni. (Feltételezve persze, hogy a felhasználó ugyanazt a felhasználónevet használja a Power BI-ban is, mint a Microsoft 365-ben)

Ha viszont egy Standalone Excel 2016-ból töltjük fel a fájl, akkor ahhoz nem tartozik Microsoft 365 előfizetés, és így nincs mögötte automatikusan OneDrive for Business tárhely sem. Így ha valaki Standalone Excel-ből tölti fel a fájlt a Power BI-ba, akkor meg fog jelenni neki egy ablak, ahol értésére adja a Power BI, hogy először egy OneDrive for Business mappába kell feltöltenie a fájlt, és csak ezután tudja majd megosztani. De feltöltés után már nincs különbség az Excel verziók között, ugyanolyan lehetőségeink vannak a megosztásra.

Munkafüzet adatok exportálása Power BI-ba

Lehetőségünk van arra is, hogy csak az adatbázist osszuk meg másokkal. Akkor használjuk ezt a szolgáltatást, ha

  • Sok egyedi riportigényt akarunk kielégíteni egyetlen adatbázissal: Tegyük fel, hogy 150 értékesítőnek kell ugyanazt a riportot elkészítenünk de, mindenki szeretne egy kicsit alakítani rajta. Mindenki azt akarja, hogy a riport eleve csak az ő ügyfeleinek adatait mutassa, hogy neki nem piros, hanem kék legyen a fejléc, neki ne termékcsoport bontásban mutassuk az adatokat, hanem termék szinten, stb. Ebben az esetben érdemes feltolni az adatbázist Power BI-ba, készíteni rá egy alap standard Excel riportot ami a feltöltött adatbázisból táplálkozik, és aztán azt már mindenki a saját igényeinek megfelelően testre szabhatja.
  • Ugyanazt az adatbázist szeretnénk Power BI-ból és Excelből is lekérdezni. Az Excel az ad-hoc elemzésben verhetetlen, a Power BI az adatvizualizációban. Ha mind ad-hoc elemzésre, mind adatvizualizációra is szeretnénk ugyanazt az adatbázist használni, akkor erre a legjobb módszer, hogy az adatbázist fellőjük a Power BI-ba és azt a feladattól függően Excelből vagy Power BI-ból kérdezzük le.

Összefoglalva: A Power Pivotos dashboardjaink megosztásához a OneDrive-on vagy a Power BI-on keresztül vezet az út. Ha ütemezett frissítésre is szüksége van, akkor a Power BI-t kell használnia, mert a OneDrive önmaga nem rendelkezik ütemezővel. Ha jó megoldás a kézi frissítés, akkor elég csak a OneDrive, minden más esetben kell a Power BI. De erről már majd legközelebb írok...

További infó:

 

Kővári Attila - BI projekt

Önkiszolgáló BI WORKSHOP

Tudjon meg többet az itt elhangzottakról! Jelentkezzen a 2021. május 27-28.-i Power Pivot videókurzusra!  Részletek >>

 

Új hozzászólás