Egy BI megbeszélés tapasztalatai

Az egyik ügyfelemnél lecserélésre került egy forrásrendszer az adatpiac alatt. A forrásrendszer cseréje után az adatpiacnak ugyanúgy kell működnie mint ahogy most, de felhatalmazást kaptunk arra, hogy ha már úgyis hozzá kell nyúlni az adatpiachoz, akkor - ha minimálisan is - de figyelembe vegyünk új igényeket is.

Ennek apropóján leültünk beszélgetni az elemzőkkel. Arra voltunk kíváncsiak, hogy mi a véleményük az adatpiacról, mi az, amin változtatni szeretnének, mivel elégedetlenek, mivel elégedettek. A beszélgetés nagyon tanulságos volt...

1) Az idő felülírta a mutatókat.

A 3 évvel ezelőtt kért mutatók felét ma már nem is használják. Ez első hallásra nagyon mellbevágó volt. Ennyire nem tudtuk felmérni az igényeket 3 évvel ezelőtt? Aztán ahogy tovább beszélgetünk kiderült, hogy három évvel ezelőtt még használták a mutatókat, de ma már nem. Néhány mutatóról kiderült, hogy nem jó indikátora a mért folyamatnak, néhány mutatót ma már máshogy számolnak, mint 3 év évvel ezelőtt, és maga a mért termék/szolgáltatás is olyan mértékben megváltozott az elmúlt 3 évben, hogy a régi mutatók már használhatatlanná váltak.

2) Az adatpiac rugalmatlan

Szintén mellbevágóan hatott, amikor arról meséltek, hogy az adatpiac nekik rugalmatlan:

"Nekünk egy sokkal rugalmasabb rendszerre van szükségünk, mint amilyen a mostani adatpiac. Szeretnénk például felpuhítani a mutatókat. Mondok egy példát. Most úgy számoljuk a visszatérő vevőket, hogy az visszatérő, aki vásárolt ebben a hónapban is és a megelőző x hónapon belül is, ahol x rögzített be van égetve az adatpiacba. Ha szeretnénk változtatni a definíción akkor azt nem tudjuk megtenni, az IT nélkül. És ez iszonyatosan lassú.

Először is le kell írnunk az igényeinket, arról készül egy követelményfüzet, amit majd megköröztetnek, bla bla bla … Ennél nekünk egy sokkal rugalmasabb rendszerre van szükségünk. A visszatérő vevők számának meghatározásakor szabadon akarunk játszani azzal, hogy hány hónapot nézünk vissza, az átlagos létszám helyett csak a számlálót és a nevezőt szeretnénk kapni, és ezek alapján majd mi meghatározzuk az átlagos létszámot..."

Tapasztalatok, amelyeket a megbeszélés alapján érdemes újra és újra hangsúlyozni:

• Utánkövetés: Évente egyszer le kell ülni a felhasználókkal beszélgetni. Nem elég a felhasználói statisztikákat elemezni és a magas felhasználó és lekérdezés számot úgy nyugtázni, hogy minden rendben: Az adatpiacot használják.
• Büdzsé: Számolni kell azzal, hogy meg fognak változni az igények és erre el is kell különíteni keretet.
• Oktatás: Folyamatosan oktatni és tovább kell képezni a felhasználókat. Profi módon. Nem elég, hogy a tapasztalt felhasználók majd átadják a szükséges tudást. Mert nem tudják átadni. Az alapokat igen, de a finomságokat már nem. A megbeszélésen kiderült, hogy az új generáció, akik a kollegák iránymutatása alapján és autodidakta módon tanulták meg használni a BI-t nagyon sok lehetőségről nem is tudtak. Rugalmatlannak tartották a BI rendszert, mert nem lehet benne saját mutatószámokat létrehozni, vagy nem lehet benne halmazokat definiálni. Pedig lehet, csak ők erről sajnos nem tudtak, mert ez a tudás már nem ment át. Úgyhogy oktatni kell a felhasználókat és az oktatott anyagot frissen is kell tartani.
• Önkiszolgáló BI: Ez a szervezeti egység már érett az önkiszolgáló BI-ra. Nem biztos, hogy ez a helyes út, de a feltételek adottak: Dinamikusan változó termékek/szolgáltatások, képzett, BI tapasztalattal rendelkező elemzők és tettvágy arra, hogy mindent maguk csináljanak.