BI felhasználóink továbbképzése

A múltkori cikkben elkezdtem pedzegetni, hogy egy BI rendszer megtérülése a felhasználók kezében van. Ha ők „okosan" használják a BI rendszert, akkor az nagy valószínűséggel meg fog térülni. Ha nem, akkor nem, vagy csak nagyon lassan térül meg. Épp ezért nagyon fontos, hogy a felhasználókat folyamatosan képezzük, BI képességeiket egyre magasabb szintre emeljük, elméleti tudásukat egyre inkább hétköznapi rutinná konvertáljuk.

Ennek számtalan formája létezik kezdve a vállalati webkettes eszközöktől a hírleveken keresztül egészen a How to videókig. De mi most maradjunk a legegyszerűbb formánál: a képzésnél, és azon belül is az Excelnél.

A recept, ami nekünk bevált:

1. lépcső: Alapképzés

A képzés első lépcsője a legyen maga a Pivot tábla: Alapműveletek, lefúrás, szeletelés, beágyazás, stb. Formázás, szinkronizált grafikonok és itt nagyjából vége is. Ez belefér kb 3-4 órába, kapja meg mindenki. Hagyjunk néhány hetet, hogy mindez leülepedjen, majd tartsunk egy kicsit szűkebb körnek egy kicsit komolyabb oktatást. Hirdessük meg ezt a második lépcsőt opcionálisan.

2. lépcső: Elemzési feladatok megoldása

kezdjünk azokkal a kérdésekkel, amelyeket a napi használat során gyűjtöttek a felhasználók, aztán térjünk rá a második lépcső tematikájára. Kocka függvények, teljesen amorf (Pl.: PSZÁF) riportok előállítása, összetett elemzési feladatok megvalósítása makrók segítségével, bővítmények használata az Excel korlátainak átlépésére, gombnyomásra frissülő briefing book előállítás PowerPoint prezentációkba, stb. Erre el fog menni 1-2 óra. A kontrollereknek tetszeni fog, a tömeg nem lesz elájulva, de ekkor bemutatjuk a 3. lépcső anyagát: a Dashboard-ot:

Csillogni fog a szemük, amikor rájönnek, hogy innentől kezdve ők is képesek lesznek ilyen dashboardok összeállítására. Alig fogják várni a 3. lépcsőt, hogy megtanulhassák mindezt, és ezzel behúzzuk a még mindig relatíve nagyszámú tömeget a 3. lépcsőbe.

3. lépcső: A Dashboard összeállítása

Talán ez a leglátványosabb része a tematikának. A felhasználók elméleti tudása itt alakul át látványos termékké. Szeletelőket (vagy Excel 2007 esetén szűrőket) szinkronizálunk grafikonokkal, táblázatokkal, kocka függvényekkel, értékgörbékkel, stb.

Megj.: Érdemes egy kicsit megfigyelni, hogy ebben a lépcsőben hogy viselkednek az üzleti felhasználók. Az első reakciójuk a döbbenet és a kétségbeesés: „Eljárt felettünk az idő...", „Már nincs szükség ránk...". Egy kis idő multán aztán oldódik a feszültség, kiszabadul belőlük a kreativitás. Tovább gondolják a tanultakat és már nem a saját állásukat féltik, hanem az informatikusokét... „Szegények. Mint fognak csinálni ezután..." :-) Aranyosak

A következő lépcsőtől kezdve már nem mindenki a célközönségünk. Örülünk, ha eljönnek, mert jó ha látják a lehetőségeiket, de a következőkben ismertetett lehetőségeket már csak kevesen fogják kihasználni. Ezek a lépcsők már nem épülnek egymásra.

4. a) lépcső: Tervezés, mi lenne ha elemzés

Érdemes megnézni, hogy milyen lehetőségeink vannak a többdimenziós tervezésre, mi lenne ha elemzések készítésére. Milyen allokációs algoritmusok segítségével oszthatjuk szét a tervet, hogyan kezeljük a tervvariánsokat, hogyan tudjuk felküldeni a tervet a központi adatbázisba, stb.

4. b) Adatbányászat

Először az idősor előrejelzések lehetőségeinek bemutatásával érdemes kezdeni: Hogyan jelezhetjük előre egy szezonális termék forgalmát, anyag és készáru készletet, cash flowt, stb. Ezt követően foglalkozhatunk a többi adatbányász algoritmus megismerésével is.

4. c) Adatbázis építés az Excel segítségével (PowerPivot)

Az adattárházból származó adatok összefésülése piackutatási adatokkal, vásárolt adatbázisokkal, felhőben tárolt statisztikai adatokkal, elemzési adatbázis előállítása, riportok használata adatforrásként, kalkulációk több tízmillió soron, stb. Gyakorlatilag a PowerPivot Excel bővítményben található memóriában futó oszlopalapú adatbázis-kezelő üzleti, elemzési lehetőségeinek bemutatása lenne a cél.

Excel BI tematika

A tematika tehát - amelyen keresztül üzleti felhasználóink BI tudását egyre magasabb szintre emelhetjük - nagyjából a fenti irányelvet követi. Technológiai, szervezeti sajátosságok miatt érdemes oldalirányba el-elágazni (pl. SharePoint), de a képzés magját a fenti témakörök jelentik

És használni fogják a tanultakat?

Az első 3 lépcsőt évek óta a fentiek szerint oktatjuk, és ezek alapján azt látjuk, hogy lesznek akik túl is lépnek a tanfolyami szinten, de a nagy többség csak részeit fogja használni az anyagnak. Első körben azonban még nem az a cél, hogy mindenki professzionálisan használja az Excel üzleti intelligencia lehetőségeit. Sokkal inkább az, hogy kirángassuk őket a megszokásaikból. Megmutassuk nekik, hogy az FKERES függvényen túl is van élet. Hogy az iskolában tanultak már rég elavultak, hogy a folyamatos innovációk eredményeképp ma már olyan lehetőségei vannak az üzleti felhasználóknak, mint korábban soha.

Aztán, ha ezen túl vagyunk, akkor már csak abban kell segíteni őket, hogy a megszerzett tudást elkezdjék alkalmazni. Mert ez lesz az ami előreviszi az egyént és a vállalatot. Ez lesz az, ami aztán az üzleti intelligencia rendszer minél gyorsabb és minél nagyobb mértékű megtérülését eredményezi. És végül ez lesz az, ami ennek következtében a projektet is és a tevékenyégünket is sikeressé teszi.