Azt fejlesszük le amit kértek, vagy azt amit szeretnének?

Egy átlagos, rövidhatáridős, fixáras BI projekt menetrendje a következő: A megrendelő kiír egy BI tendert, rábízza valamelyik kollegára az ajánlati felhívás kidolgozását, amit aztán kiküld a potenciális szállítóknak hogy adjanak rá ajánlatot. A szállító kivonul, kérdéseket tesz fel és a válaszok illetve az ajánlati felhívás alapján elkészíti az ajánlatot. Sokszor úgy, hogy csak sejti mit kell megcsinálnia. Konkrétumokat nem ismer, buktatókat nem látja csak a megérzései és tapasztalatai alapján becsüli meg az előtte álló munka nagyságát.

Jó ez így? Nem. Ágálhatunk ellene, hogy nem így kéne csinálni. Sőt! Tudjuk, hogy nem így kéne csinálni, tanítjuk is hogy nem így kell csinálni, de sokszor nincs rá lehetőség, hogy máshogy csináljuk. Így hát belevágunk bízva abban, hogy a tapasztalati úton meghatározott ajánlati ár fedezetet nyújt majd azon igények lefejlesztésére, amelyek csak az igényfelmérések során kerülnek majd felszínre.

Eljön az igényfelmérések ideje és felszínre kerülnek olyan igények is, amelyek nem szerepeltek az ajánlati felhívásban. Jó lenne, ha ilyenkor újraírhatnánk az ajánlatot belekalkulálva az ajánlati felhívásból kimaradt vagy ki nem hangsúlyozott igények megvalósítását, de sajnos az esetek többségében ez nem lehetséges. Marad a dilemma: Azt csináljuk meg amit a megrendelő kért vagy azt amit szeretne?

Nehéz döntés, mert tudjuk hogy az lenne jobb amit szeretne, de szorít a határidő és a rendelkezésre álló büdzsé is. Arról korábban már írtam, hogy hogyan mondjunk nemet, úgyhogy most beszéljünk arról is egy kicsit, hogyha igent mondunk, azt hogyan tegyük.

Ha ugyanis igent mondunk és bevállaljuk hogy megcsináljuk, akkor később már nem lesz módunk visszakozni. Nehezen tudjuk azt mondani, hogy mégsem csináljuk meg. Meg kell csinálni, mert mindenki elkönyvelte hogy meg fogjuk csinálni. Hónapokkal az igényfelmérés után pedig már senki sem fog emlékezni rá, hogy ez nem volt része az eredeti scope-nak. Úgyhogy a határozott igennel nagyon kell vigyázni

Ha azonban azt kommunikáljuk, hogy

„minden tőlünk telhetőt meg fogunk tenni azért, hogy a [.....]-ot is megvalósítsuk jelen projekt terjedelmén belül"

akkor ebben benne van az is hogy szeretnénk megvalósítani azt amit a megrendelő szeretne, de finoman benne van az is, hogy ez nem volt része az eredeti scope-nak. Ha megvalósul annak örülünk, de ha nem akkor tudomásul vesszük, hogy most nem fért bele.

Megj.: Érdekes, de ha a fenti helyett azt mondjuk hogy

„meg fogjuk csinálni, ha marad rá időnk"

akkor az nagy valószínűséggel ki fogja verni a biztosítékot. "Hogy hogy ha marad rá időnk?" Ugyanakkor

„a megcsináljuk, ha úgy látjuk hogy nem veszélyezteti a határidőt"

típusú igen viszont már könnyebben átmegy. A határidő tartása a megrendelő érdeke is és a szállító is könnyen tud érveket felsorakoztatni mellette, hiszen a határidő büntetlen túllépéséhez módosítani kéne a szerződést...

Az elkészített műszaki megoldás szempontjából persze mindegy, hogy hogyan kommunikálunk. Az pont olyan lesz akkor is, ha lehetőségként kommunikáljuk és akkor is ha ígéretként. A projekt szempontjából azonban nagyon nem mindegy. Óriási különbség van a között, ha egy ígéret nem valósul meg és a között, hogy egy lehetőség. Még akkor is, ha az átadott műszaki megoldás ugyanaz...