A kreatív káosz

Jó lenne azt hinni, hogy az adattárházak felszámolják az üzleti felhasználók által létrehozott kreatív káoszt, de ez sajnos csak hiú ábránd. Egy információ- és elemzés intenzív, dinamikusan fejlődő vállalatnak velejárója a kreatív káosz. Sokat tenni ellen nem tudunk, és nem is szabad, hiszen a kreatív káosz pont annak a kísérletezésnek, evolúciónak a velejárója, ami innovatívvá teszi a vállalatot. Amit tehetünk az annyi, hogy minél egyszerűbbé tesszük a kreatív káoszból történő kitörést és a kreatív káosz eredménytermékeit standardizált módon beépítjük a vállalat folyamataiba. Hogyan? Milyen módszerekkel? Erről szól a cikk.

Miért baj a kreatív káosz?

Hagy kezdjek egy idézettel:

„Nem akarom, hogy a vállalat kulcsinformációt hozzá nem értő elemzők begyúrják egy Access adatbázisba, létrehozva egy mini adattárházat, majd onnan riportoljanak a menedzsmentnek. Ez egyfelől iszonyat felelőtlenség mert senki nem garantálja a számok pontosságát, másfelől hatalmas kockázatot jelent ez adatbiztonsági szempontból is”

A fenti idézet egy adattárház bevezetés konkrét célja volt. A menedzsment tűzzel-vassal irtani szerette volna azt kreatív káoszt, amelyet az üzleti felhasználók létrehoztak és erre a legjobb megoldásnak az adattárházat találták. Igazuk volt? Teljes mértékben.

Csakhogy az adattárház egy nagyon dinamikusan fejlődő vállalatnál nem olyan rugalmas, mint amilyen gyorsan változik szervezet. Messze nem olyan rövid idő alatt tudja kiszolgálni a felhasználók változás-, vagy új igényét, mint ahogy a felhasználók szeretnék. A rendnek ára van és ez az ár az idő. Az az idő, amíg egy új igény megvalósítása bekerülhet az adattárházba. Csakhogy ez az idő néha fájóan sok, ezért a kreatív káosz kialakulhat azoknál a vállalatoknál is, akik használnak adattárházat.

A kreatív káosz tehát sokszor elkerülhetetlen, és mint mondtam a dinamikusan fejlődő üzletágaknál nem is lehet cél a tűzzel-vassal való irtása. Mit tehetünk ilyen szituációkban? Annyit, hogy minél jobban megkönnyítjük a kreatív káoszból való kitörést. Ez lesz a kulcsa a kreatív káosz alacsony szinten tartásának. A kérdés csak az, hogy hogyan.

Szoftverrel

Olyan szoftvereket adunk a felhasználók kezébe, amelyek lehetőséget biztosítanak a kreatív káoszból történő kitörésre. Az Access + Excel páros nem az. Az Excel + Power Pivot páros viszont igen. Ez a páros lehetőséget biztosít a kreatív káoszból való kitörésre. Nem lesz olcsó, mert ekkor már be kell lépnie a körbe egy csomó szervers terméknek, de a lehetőség megvan rá.

Volt olyan projektem, ahol egy Access + Excel fájllal létrehozott kreatív káosz felszámolása egy évig tartott. Ugyanennek a kreatív káosznak a felszámolása hetekbe került volna, ha az Excel + Power Pivot önkiszolgáló BI kombóval építették volna fel rendszert az elemzők.

Adatok előkészítésével

A szoftver önmagában még nem elég. Ha a meglévő kreatív káoszt váltjuk ki mindenfajta módosítás nélkül egy modern önkiszolgáló BI eszközzel, azaz például az Access + Excel párost lecseréljük egy Power Pivotos önkiszolgáló BI megoldásra, akkor gyakran egy ugyanolyan üzemeltethetetlen, karbantarthatatlan megoldást kapunk mint amilyen karbantarthatatlan volt az Access + Excel kombó.

A legjobb gyakorlat az lenne, ha az önkiszolgáló BI rendszer minél több alapadata egy adattárházba kerülne. De ez nagyon sok esetben nem valósulhat meg, vagy túl lassan tudna csak megvalósulni.

Sokszor tehát egy adattárház nem építhető ki az önkiszolgáló BI rendszer alá, de az megoldható, hogy a forrással nem rendelkező információkat egy központi helyen (például egy törzsadatkezelőben), megosztott módon, könnyen hozzáférhető helyen tároljuk. Szervezeti hierarchiák, önköltség, dátum tábla, tervezéshez használt árfolyamok mind-mind olyan adatok amelyek a forrásrendszerekben jellemzően nem találhatóak meg. Ildomos lenne őket e központi törzsadatkezelőben auditálhatóan, verziózottan tárolni. Ez még nem adattárház, de egy remek lépés a kreatív káosz alacsony szinten tartására.

Az egyik projekten arra a kérdésre, hogy hol találom a termelési naptár elsődleges forrását azt a választ kaptam, hogy „Zsolti klaviatúrája alá csúsztatott papíron”. Mindenki tudja, hogy ott van így bármikor meg lehet nézni, fel lehet hívni Zsoltit, hogy a július termelési hónap melyik naptári nappal kezdődik és végződik.

Valahol mindenki érzi, hogy nem ez a best practice, de sajnos a vállalatok sok részében még ennél is rosszabb a helyzet és nincsenek elsődleges források. Nem hogy papíralapon nincsenek, hanem sehogy sem léteznek. Ehelyett mindenki gyárt magának egy " elsődleges forrást" tovább növelve így a kreatív káoszt. Gondoljon például a hetekre. Mikor kezdődik az év első hete? Van aki az ISO alapján határozza meg az első hetet, van aki az Outlookba nézi meg, van aki az Excel WeekNum() függvénye által visszaadott érték alapján határozza meg.

A jó megoldás tehát egy törzsadatkezelő, egy portál, vagy egy olyan megoldás lenne, ami lehetőséget biztosít az adatok verziózott auditált, könnyen hozzáférhető és kereshető megoldására. A Microsoft BI portfóliójában a legalkalmasabb eszköz erre a Master Data Services nevű központi törzsadatkezelő, de jó a SharePoint vagy bármilyen más eszköz, amely tudja a fent leírtakat és rendelkezik Excel interfésszel.

Oktatással

A kreatív káosz alacsony szinten tartásának 3. eszköze az oktatás.

Az önkiszolgáló BI evolúciója a szervezeten belül általában a következőképpen néz ki: Van egy-két fecske a vállalaton belül, aki elkezdi használni az önkiszolgáló BI eszközt, aztán egyre többen és többen használják és bár nyarat nem csinálnak kialakul egy 5-10-20 fős mag aki masszívan fogja használni ezeket az eszközöket, és egy nagyobb réteg aki csak használni fogja az eredményeit

A kreatív káosz elkerülésének egyik legjobb módja, hogy oktatjuk ezt az 5-10-20 fős keménymagot és felkészítjük őket arra, hogy ne zárják el a kreatív káoszból kivezető utat. Miről kell ezen az oktatáson beszélnünk? Névkonvenciókról, fejlesztési irányelvekről, legjobb gyakorlatokról, dokumentálás módjáról, az adatszótár fontosságáról és ellenőrzési feladatokról. Pont mint egy 5-10 fős BI vagy adattárház projekt esetén ahol elmagyarázzuk a fejlesztőknek, hogy milyen szabályokat kell betartaniuk ahhoz, hogy az összerakott rendszer egységes, homogén és a legjobb gyakorlatoknak megfelelő legyen.

Szabályozással?

Szabályozással meg lehet szűntetni a kreatív káoszt? Nem. Legalábbis mostani gyakorlat nem ezt mutatja. Ez az 5-10-20 felhasználó ugyanis alaphelyzetben nem akar kitörni a kreatív káoszból. Az első pár hónapban, vagy évben ugyanis nagyon tetszik neki az a szabadság, ami aztán a kreatív káoszhoz vezet. Egy ilyen szituációban a szabályozás nemhogy nem segíti a kreatív káoszból történő kitörést, hanem egyenesen rontja azt.

Miért akar kitörni a felhasználó a kreatív káoszból?

Nem akar. De egy idő után a sok-sok „rendszerecske” üzemeltetése iszonyatos nyűg lesz a számára. Az ő feladata az elemzés. Ez van a munkaköri leírásában. Ehelyett azt veszi észre, hogy napi rutinná válik az önkiszolgáló BI "kockák" rendszeres frissítése, a betöltött adatok validálása, a megoldást használó felhasználók támogatása (Support)

Ekkor jön el a kreatív káoszból való kitörés pillanata és ekkor kell az IT, aki ilyenkor megfogja a kezüket, és azt mondja: Segítek Neked. Gyere, fogd a kezem és mutatom az utat. Ne félj. Nem vesztesz el semmit, a szabadságod továbbra is megmarad, de az üzemeltetést átveszem tőled. Menj és fedezz fel valami újat. Kutass és találj az adatokban olyan összefüggéseket, amelyek jó sok pénzt termelnek a vállalatnak. Az üzemeltetést pedig bízd csak ránk. Ehhez mi értünk a legjobban.

Összefoglalva: A kreatív káosz a növekedés, innováció velejárója. A kialakulását tiltani nem szabad. Ugyanakkor szoftverekkel és oktatással biztosítani kell a kitörés lehetőségét.