Bátor Tábor önkiszolgáló BI esettanulmány

A Bátor Tábor Alapítványról

A 2001-ben életre hívott Bátor Tábor Alapítvány komplex terápiás rekreációs programokat kínál daganatos, cukorbeteg, krónikus ízületi gyulladással (JIA), valamint haemophiliával kezelt gyermekek és családjaik részére, teljesen ingyenesen.

Turnusainkban évente több mint ezer táborozónak nyílik lehetősége olyan programok kipróbálására, amelyeken betegségükből kifolyólag máshol nemigen vehetnek részt. Minden programunk lényege, hogy a táborozók számára kihívást és sikerélményt nyújtsanak. Mindez jótékony hatással van önbizalmukra és ezáltal gyógyulásukra. Az elmúlt 13 évben 6000-nél is több táborozó járt már nálunk a kórházak együttműködésének köszönhetően.

Táborhelyünk Hatvan város szélén található. A komplexum minden épülete és programhelyszíne a krónikus beteg gyerekek igényeihez igazodva lett kialakítva. Gyerekházaink 70 gyerek vagy 14 család elszállásolására alkalmasak, ebédlőnkben 160 főt tudunk vendégül látni. Újonnan épült önkéntes szállásaink 66 önkéntesnek adnak helyet. Az egészségügyi ellátást egy barátságos, jól felszerelt orvosi épület segíti.

Kiinduló probléma

A Bátor Tábor cégméret szempontjából a kisvállalatok közé tartozik, de a problémáink sok szempontból hasonlóak egy nagyvállalat problémáihoz. Nem ügyfeleink vannak, hanem támogatóink, bevételünket a megszerzett adományok összegén mérjük és kiadásainkat is több okból pontosan követjük. A célzott támogatásokkal nagyon részletesen el kell számolnunk a támogatók felé, a teljes működésünkre nagyfokú átláthatóság jellemző. Pénzügyeinket minden évben a Deloitte auditálja. Ahogy a vállalatok az igazgatótanácsnak, úgy mi a kuratóriumnak tartozunk beszámolási kötelezettséggel. Mi is készítünk három éves stratégiát és éves üzleti tervet, mint egy vállalkozás, és bár vannak főállású alkalmazottaink, mellettük évente 6-800 önkéntest is foglalkoztatunk. Helyenként más a terminológia, de a problémák BI szempontból nagyon hasonlóak a nagyvállatoknál látottakhoz.

Bevételeink három fő területről érkeznek: vállalatoktól, magánszemélyektől és néhány jótékonysági rendezvényről. A sokféle adománygyűjtő projekt miatt a támogatások összege nagyságrendi szinten tervezhető, az egyes támogatások beérkezése viszont időben nagyon bizonytalan. Ugyanakkor a tábor működtetéséhez folyamatosan szükségünk van (előre jól tervezhető összegű) pénzre. A magas pénzkészlet drága, az alacsony pedig veszélyes. Épp ezért nagyon precíz tervezés és folyamatos nyomon követés szükséges, hogy minden számlánkat időben ki tudjunk fizetni és minden tervezett programunk megvalósulhasson.

Szintén fontos menedzsment szempont az adományok hatékony felhasználása. Az adományozók nagy része célzottan a gyerekeket támogatja, így a működtetésre rendelkezésre álló erőforrások szűkösek, hatékony felhasználásukhoz folyamatos elemzés és tervezés szükséges. A programokra költött összegeknél is igyekszünk maximális hatékonysággal felhasználni a forrásainkat, rendszeresen összevetjük a korábbi évek adataival. Bár kapacitásunk évről évre nő, ezzel párhuzamosan folyamatosan keressük a költségcsökkentés lehetőségeit.

További nehézséget jelent a terv és tényadatok Excelben történő folyamatos kézi karbantartása, a könyvelési és CRM rendszerből jövő adatok összefésülése.

Mindezen nehézségek miatt úgy döntöttünk, hogy a lassú és erőforrás igényes kézi, Exceles megoldás helyett keresünk egy korszerűbb, de egyszerűen üzemeltethető, könnyen bevezethető és akár általunk is továbbfejlesztető BI megoldást.

A BI bevezetés célja

A BI bevezetés céljait a Bátor Tábornál a következőképpen határoztuk meg:

• üzleti tervezés mind a várható támogatásokat, mind a kiadásokat illetően, minél jobb részletességgel
• cash flow tervezése és nyomon követése havi bontásban
• az üzleti terv és a tényleges adatok összevetése
• a kiadások elemzése, a tény adatok jobb megértése
• riportálás a rendszeres nyomon követés és a különböző vezetői kérdések megválaszolására (controlling)

A választott BI technológia

A nagyvállalatoknál megismert BI megoldások az áruk és az üzemeltetési költségeik miatt szóba se jöhettek, a felhő még nem tudta kielégíteni a BI igényeinket. Olyan megoldást kellett választanunk, amelyhez a szoftver rendelkezésünkre áll, vagy ingyenesen be tudjuk szerezni és amit az amúgy is leterhelt kollégáink üzemeltetni is fejleszteni is tudnak. Ezeknek a peremfeltételeknek egy eszköz tökéletesen megfelelt: A Power Pivot.

A BI bevezetés módszertana

Fontos cél volt, hogy függőségünket a BI fejlesztő cégtől minimalizáljuk, ezért egy oktatással, coachinggal támogatott fejlesztési módszer mellett döntöttünk. Ennek lényege, hogy egy általános képzés után az oktató támogatásával, de mi magunk építjük fel a BI rendszert. Ennek megfelelően 5 kollegánkat beírattuk az önkiszolgáló BI workshopra, majd 2 kollegánk az oktató támogatásával 4 nap alatt felépítette a BI rendszerünket.

Eredmények

A több forrásból érkező pénzügyi adatok korábban havonta egy-másfél napnyi kézi riportgenerálást igényeltek, ma ezek a riportok percek alatt elkészülnek. A terv és tényadatok összevetése korábban csak havi szinten, sok kézi munkával valósulhattak meg, így a vezetőink csak egyféle, a pénzügyi vezetőnk által előre elkészített riportot kaptak. Ma az új rendszerben minden vezetőnk a saját területének részletes, akár számla szintű adatait is összevetheti a tervezett adatokkal és ehhez nem kell a pénzügyi munkatársat bevonnia.

A kötött, fix formájú riportok helyett mindenki a folyamatosan felmerülű egyedi kérdéseire is választ talál a Power Pivot rendszerben. Ezáltal a pénzügyi tudatosság javítása és a döntések előkészítésében a pénzügyi szempontok könnyebb beépítése is a projekt egyik eredménynek mondható.

A projekt tényadatai

• A projekt teljes átfutási ideje: 5 nap: 1 nap oktatás, 4 nap coaching
• A megvalósítás technológiája: Microsoft Power Pivot
• A Bátor Tábor BI rendszere a BI projekt kft On-the-job Power Pivot képzése eredményeként épült fel.