Közbeszerzéses BI projektek menedzselése


A közbeszerzés egy speciális terület. Máshogy működik, mint a versenyszféra. Mások a játékszabályok, mások a lehetőségek, de még a szakmai nyelv is más. Megfigyelte például, hogy a közbeszerzési projektek adattárra és vezetői információs rendszerre vannak kiírva, míg a szállítói konferenciákon adattárházakról és üzleti intelligencia megoldásokról beszélnek?

Egyszóval a közbeszerzés nagyon más. És ez a másság nem csak a szóhasználatban jelentkezik, hanem az egész közbeszerzési eljárást átitatja. Máshogy lehet kommunikálni a szállítóval, máshogy kell levezényelni a tárgyalásos eljárást és szinte mindent máshogy kell csinálni, mint ahogy azt a versenyszférában megszokhattuk.

Szubjektivitás

Még a versenyszférában is gyakran felmerül ez a kérdés: Mennyire vegyünk figyelembe szubjektív tényezőket az értékelésben? Nehéz erre a kérdésre válaszolni, és most nem is akarok. De szeretnék elmesélni egy esetet. Egyszer egy kiértékelés során egy olyan pályázó is benyújtott anyagot, akiről kiderült, hogy nem fizet hónapok óta a munkavállalóinak. Olyan információ ez, ami nem publikus, az értékelési eljárásba nehezen illeszthető bele, de míg egy versenypiaci elbírálás esetén ezt mindenki figyelembe veszi, addig egy közbeszerzési eljárás során ennek figyelembe vétele nagyon nehéz.

Minimum követelmények

Persze a közbeszerzési eljárásnak erre kérdésre is van válasza: Legyenek olyanok a minimum követelmények, amelyek eleve kizárják az ilyen pályázók indulását. Persze, ha erre már az ajánlatírási fázisban gondoltunk akkor nincs baj, de ha ez az infó már az ajánlati felhívás kibocsátása után jut a birtokunkba, akkor már vajmi keveset tehetünk. Ekkor ugyanis szembejön a közbeszerzési eljárások egy másik tényezője, mégpedig az ajánlati felhívások ésszerű időn belüli módosíthatatlansága.

Kommunikáció

Amikor kiírunk egy VIR, adattár, adattárház, BI, ... projektet akkor nagyon sok mindenről még fogalmunk sincs. Nem tudjuk, hogy milyen architektúra lenne számunkra a legmegfelelőbb, szükségünk van-e OLAP-ra, stb. Igazából csak azt tudjuk, hogy milyen problémára keresünk megoldást.

Jó lenne ilyenkor megkérdezni a szállítót, hogy ő mit javasol, hiszen ő a szakma képviselője, a szakértő, de erre nincs, vagy csak nagyon nehezen biztosít lehetőséget a közbeszerzés. (A közbeszerzés biztosít lehetősége „bejárásra"vagy az előzetes „piacfelmérésre" de ahhoz hogy ezt ki tudjuk használni jelentősen meg kéne növelni az amúgy sem rövid átfutási időket)

Egyszóval a potenciális szállítókkal történő egyeztetés szinte lehetetlen. Pedig jó lenne figyelembe venni az ő javaslatukat, észrevételüket, mert koránt sem biztos, hogy amit az ajánlati felhívásban megfogalmaztunk az megfelel a legjobb, legújabb gyakorlatoknak.

Módosítás

Vagy ha tudjuk is, hogy mit akarunk akkor sem biztos hogy sikerül elsőre úgy megfogalmaznunk, hogy az minden ajánlatevő számára egyértelmű legyen. Jó lenne, ha egy esetleges félreértés esetén felhívhatnánk a potenciális szállítót, hogy fejtse ki ezt és ezt a pontot egyértelműben, vagy nyilatkozzon arról, hogy ..., Lehet, hogy valamiről csak elfeledkezett, lehet, hogy direkt nem írta bele. Derüljön ki még az ajánlatok kiértékelése előtt, nekünk ugyanis az a célunk, talán a legfőbb célunk, hogy egymással teljesen összehasonlítható, csak árban különböző ajánlatokat kapjunk.

További nehézséget okoz a közbeszerzési eljárások során, hogy a kiértékelési szempontokat előre meg kell adni. Miért baj ez? Mert koránt sem biztos, hogy elsőre jól meg tudjuk határozni a súlyokat. Léteznek rá technikák, azonban a kockázat így sem kiküszöbölhető ki. Láttunk már olyan projektet, amit meg lehetett nyerni úgy, hogy az ajánlatadó ajánlatában leszorította a bevezetés költségét és megemelte a karbantartási díjakat. Az ajánlatkérő szándékából látszott, hogy TCO (Teljes birtoklási költség) alapján akarta kiértékelni az ajánlatokat, azonban a súlyok meghatározásakor hibázott.

Ahogy mi sem tudunk változtatni a játékszabályokon, úgy a szállító sem tud változtatni az ajánlatán. Hiába tudja ő is, mi is, hogy valamit csak elírt, akkor sem mondhatjuk neki, hogy javítsa ki. Persze hiánypótlásra van lehetősége, de kiértékelési szempontot érintő ponton nem változtathat. Még akkor sem, ha mindketten tudjuk, hogy valamit csak elnézett.

Kiértékelés

S ha már a kiértékelésnél tartunk: Közbeszerzés esetén nem lehet kiértékelési szempont a projekt megvalósításában résztvevő személye szakmai felkészültsége. Nem lehet a projekt tagjait kiértékelni szakmai felkészültségük alapján, mert a törvény egyértelműen rendelkezik arról, hogy minimum követelmény nem lehet bírálati szempont és arról is, hogy a személyekkel szemben támasztott követelményeknek a minimum követelményekben kell megjelennie.

A sort még folytathatnám, de itt befejezem az amúgy is túl hosszúra nyúlt cikket.

Konklúzió

Egyetlen megoldás van: Elsőre jó ajánlati felhívást kell készíteni. Nehéz? Nehéz. Tudom. De ebben tudok segíteni.

(Alternatívaként mondhatnám, hogy jöjjön el a BI és adattárház projektvezető képzésre, de az a versenyszféra problémáit járja körül. Így nem mondom. (Bár egy kreatív szakember jó sok mindent át tudna emelni belőle a saját közbeszerzéses projektjébe...)

Tudjon meg többet az itt elhangzottakról és jöjjön el a 2020. április 23.-i BI és adattárház projektvezető képzésre. Részletek >>

  

Elválasztó

Már készül a következő cikk. Kérjen értesítést a megjelenéséről itt.

|

Tudjon meg többet az itt elhangzottakról és jöjjön el a 2020. április 23.-i BI és adattárház projektvezető képzésre. Részletek >>