Egy BI bevezetés után meg kell változnia a riportkészítési kultúrának?

Egy új BI rendszer bevezetésének hatására meg kell változnia a szervezet riportkészítési szokásainak. Ha ez nem történik meg, akkor pont ugyanarra leszünk képesek mint eddig, csak sokkal drágábban.

Nehéz megváltoztatni a riportkészítési kultúrát? Nehéz. Nagyon nehéz. Kimondhatatlanul nehéz. De meg kell próbálni. Képzésekkel, BI marketinggel, korbáccsal, motivációs eszközökkel. De meg kell próbálni. A „tíz éve így csináljuk módszernél" nagyon nagy valószínűséggel van már hatékonyabb megoldás.

Fogunk akadályokba ütközni a változtatás során? Fogunk. Mondok pár példát:

„Túl sok riport épül már a szupertábla.xls/egyExcel.xls/stb.xls-re, ezért nem tudjuk őket lecserélni" Lehet, hogy így van. Sőt! Valósínüleg így van, de érdemes lenne most megpróbálni. Most kaphatunk rá felhatalmazást. Később, amikor nem lesz a BI fókuszban, akkor már nem fogunk kapni rá. Miért is kapnánk, hiszen minden rendben: működik így is...

A „Sokan még a régi rendszert sem tudják használni. Kizártnak tartom, hogy meg tudnák tanulni az újat". - jön a következő ellenérv. Van benne igazág, de, meg kell próbálni megtanítani őket. Áldozatos munkával, sok-sok türelemmel és kitartással feljebb lehet tornázni mindenkinek a tudásszintjét. Apró lépésekkel, eltérő magasságba, de érdemes bele energiát ölni.

Aztán itt a következő, az előzőtől homlokegyenest eltérő ellenérv: „Az Excelt mindenki ismeri. Nem kell tanítani". Igen, az Excelt mindenki ismeri, de üzleti intelligencia célra még senkisem használta a vállalatnál. Senki sem kérdezett le vele többdimenziós, vagy oszlopalapú adatbázist. Úgyhogy ezt tanítani kell.

Az „Eddig is mindig ilyen széles és hosszú riportokkal dolgoztunk. Ezután is ilyenek kellenek" érv mögött is inkább a másról van szó. Eddig nem is volt lehetőségük arra, hogy azt kérdezzék le amit akarnak. Ezért mindent kértek. Hogy ne kelljen senkit nyaggatni egy újabb riportért. De a BI bevezetés után ennek változnia kell.

Ahogy a „Nem akarunk mindenkinek hozzáférést adni a BI-hoz" gondolkodásnak is. Át kell gondolni a régi dogmákat. Miért ne láthatná pl egy értékesítő egy másik értékesítő forgalmát? „Mert nem akarom hogy az egyik értékesítő a másik adatain csámcsogjon" -jön a válasz. Pedig jó lenne. Tanulhatna belőle. És a BI rendszer is sokkal hamarabb megtérülne, ha minél többen, minél szélesebb körben használnák...

Összefoglalva: Egy új BI eszköz bevezetésének hatására meg kell változnia a szervezet riportkészítési szokásainak, mert ha ez nem történik meg, akkor pont ugyanarra leszünk képesek mint eddig, csak sokkal drágábban.

Update.: felmerült kérdésként, hogy oké, de hogyan?

Külsősként nagyon nehéz ezen a kultúrán változtatni. De mondok egy példát:

Akivel dolgoztam együtt az tudja: nem vállaltunk 5-10 riport elkészítésénél többet. Ez mindig ki is verte/veri a biztosítékot. Hogyhogy nem? Nekünk több száz riportunk van, ami el kell készíteni. Egyetértek - mondom - de épp azért építünk adattárházat, hogy innentől kezdve az üzleti felhasználók saját maguk is képesek legyenek riportokat készíteni.

Tudom, hogy jól felfogott anyagi érdekem az lenne, hogy bevállalom a többszáz riport elkészítését. Tudom, hogy az ügyfél is azt szeretné hallani: Megoldjuk. Bízd csak ránk. De hiszem, hogy nem ez a probléma megoldásának útja. Hanem az, riportok gyártása helyett workshopokat tartunk. Halak helyett hálót adunk és a kultúrát változtatjuk meg. Még ha az sokkal nehezebb is. Még ha az nem is annyira jövedelmező.