Adattárház bevezetési szaktanácsadás


Az alábbi grafikonon egy adattárház tenderre érkezett ajánlati árakat láthatja (millió forintban):

Adattárház tender ajánlati árai

Egy valós adattárház tender végső ajánlati árai

Vajon melyik az az ajánlat, amelyik legjobban kielégíti az Ön igényeit? A 14 milliós vagy a 69 milliós? Vajon mennyi tartalékot építettek bele az árba az adattárház szállítók? Aki ilyen olcsó ajánlatot adott az tényleg meg tudja csinálni, vagy csak ennyire nem ért hozzá? És a legdrágább ár miért ennyi? Lehet, hogy tényleg ekkora a feladat, vagy csak a szállító úgy akarja csökkenteni a kockázatát, hogy megnöveli az árat?

Nézzük a következő, szintén valós adattárház tender végső ajánlati árait:

Adattárház tender ajánlati árai

Egy valós adattárház tender végső ajánlati árai

A legolcsóbb ajánlat 49 millió a legdrágább 197 millió forint. Ön melyiket választaná? Ha a legdrágább ajánlatot, akkor bukhat 148 millió forintot, hiszen az egyik szállító szerint a feladatot meg lehet oldani 49 millió forintból is. De vajon tényleg meg tudja-e oldani a legolcsóbb szállító 49 millióból, amikor a következő szállító 69 millióért tudná megoldani a problémáját?

Most nézze meg egy olyan ügyfelem adattárház tenderére beérkezett ajánlatok szórását, akivel végigcsináltuk az itt tanítottakat

A BI projekt szerepe egy tenderkiírás levezénylésében

Eredmények:

  • A legolcsóbb és legdrágább ajánlat közti különbség kisebb, mint 30%
  • A legolcsóbbat nem számolva (a legolcsóbb nem felelt meg műszakilag a kiírásnak) a maradék 4 ajánlat közti különbség kevesebb mint 10%
  • A műszaki tartalom alapján a két legjobbnak ítélt ajánlat között 100 eFt különbség volt

Érzi a különbséget? Látszik, hogy a szállítók megértették a feladatot, látszik hogy mindannyian ugyanarra gondoltak mint mi, és látszik hogy mindannyian közel ugyanannyiért tudnák szállítani az adattárház első inkrementumát. Ki tudná választani közülük az Önnek legjobban megfelelőt? Könnyen és magabiztosan.

Talán azt gondolja, hogy a fenti szélsőséges esetek nem átlagosak, hogy ekkora árkülönbségek nem alakulhatnak ki ugyanarra az adattárház tenderre beadott ajánlatokban. Ki kell, hogy ábrándítsam. Tapasztalataim szerint az adattárház tenderekre érkező ajánlatok árában mindig óriási különbségek vannak. Lehet, hogy nem négyszeresek, de kétszeres különbségek rendszerint előfordulnak.

S, hogy mi okozza ezeket az áreltéréseket? Természetesen szerepet játszik benne a szállítói inkompetencia is, de legalább ekkora szerepe van az idő rövidsége, vagy a megfelelő adattárház tapasztalat hiánya miatt septiben összeállított tenderkiírásnak.

Adattárház ajánlati felhívások legnagyobb hibája

Az ajánlati felhívások legnagyobb hibája rendszerint az, hogy nem jelölnek meg konkrét irányt a leendő szállítónak. A kiíró próbál minél rugalmasabb ajánlati felhívást közzétenni, nehogy saját magát szorítsa be egy olyan sarokba, amiből nem tud majd kijönni. Olyan ajánlati felhívások születnek így, amelyek felülről nem korlátosak, és amibe rugalmasságánál fogba bele lehet érteni mindent.

Ezek a „gumi" adattárház ajánlati felhívások azonban könnyen visszaüthetnek. A rugalmasság miatti pontatlanságok következtében az összes ajánlattevő ugyanazokat a kérdéseket fogja feltenni egymás után rabolva vele az Ön és munkatársai idejét. Jó esetben, mert rossz esetben nem kérdeznek semmit, hanem a gumi ajánlati felhívásnak megfelelően kidolgoznak egy gumi adattárház ajánlatot, vagy a nem egyértelműen definiált feladatokat értelmezik a saját szájízük szerint. Ki kell dolgozni 20 riportot? Akkor az ajánlatban vállalunk 20 egyszerű Excel riportot. Nem tudom, hogy érzi-e a diszharmóniát a szállító és a megrendelő szándékai között, de a megrendelő 20 konkrét riportra gondolt a szállító pedig 20 „átlagos" riportra

Nem azt mondom, hogy mindent pontosan definiálni kell az adattárház ajánlati felhívásban, mert az sem jó. De a fontosabb sarokpontokat ki kell jelölni. Erre való az adattárház koncepcióterv.

Miben segít az adattárház koncepcióterv?

A jó koncepcióterv szabadkezet ad az adattárház szállítónak az operatív megvalósítási kérdésekben, de egyértelműen szabályoz stratégiai kérdésekben: meghatározza a projekt célját, kijelöli a terjedelmét és definiálja a főbb architekturális kérdéseket is. Ezek azok a szempontok, ami hosszútávon meghatározzák az adattárház egészét: használhatóságát, továbbfejleszthetőségét, üzemeltetési költségeit, stb. és ezek azok a főbb fundamentumok, amelyeket hosszú távon sem akarunk megváltoztatni. Érdemes tehát ezeket a szempontokat koncepciótervbe foglalni és adattárház ajánlati felhíváshoz csatolni, hogy már az elején tisztázzuk, hogy mit várunk a győztes szállítótól.

A koncepcióterv ajánlati felhíváshoz csatolásának van még egy előnye: Minden potenciális szállító ugyanarra fog ajánlatot adni, így nem fordulhat elő, hogy az egyik szállító egy óriási adattárházat javasol ugyanarra az üzleti problémára, amire a másik szállító egy kisebb üzleti intelligencia rendszert. (amik ugye árban és szolgáltatásban is jelentősen eltérnek egymástól)

Nem lenne megkönnyebbülés, ha már most tudná, hogy a potenciális szállítók egytől egyig ugyanarra az üzleti intelligencia rendszerre vagy adattárházra tesznek ajánlatot? Ha biztos lehetne benne, hogy nem fogják tudni bevinni Önt az erdőbe, mert a fő csapásirányok már a kezdet kezdetén ki lettek jelölve? Ha igen, olvasson tovább és nézze meg, hogyan készül az adattárház koncepcióterv:

Hogyan készül az adattárház koncepcióterv?

Interjúkkal kezdünk, majd előzetes üzleti igény- és forrásrendszer felmérések következnek, végül összefoglaljuk az eredményeket, melyről prezentációt tartok. Ezen átbeszéljük, hogy mi lesz az Ön és csapata feladata az adattárház projekt során, mekkora büdzsével kell számolnia, milyen belső emberi és egyéb erőforrásokra lesz szüksége, hol találtunk a felmérés során olyan pontokat, amelyek veszélyeztethetik a projekt sikerét, és azt is hogy hogyan készüljön tudatosan ezek kiküszöbölésére.

Rögzítjük a projekt célját, kijelöljük a határait (scope) mind üzleti, mind technológiai szempontból, összeállítjuk a BI csapatot, meghatározzuk az adattárház architekturális felépítését, kiválasztjuk a legmegfelelőbb szoftvereket, ... és mindezek eredményét rögzítjük a koncepciótervbe, amit a projekten szerzett tapasztalatokkal együtt egy lezáró prezentáción bemutatunk. Ezek után már csak az adattárház ajánlati felhíváshoz kell csatolni, és önnek - míg tudatosan készül az adattárház bevezetésre - már csak az ajánlatok megérkezésére kell várnia.

Szállítóválasztási tanácsadás

Amennyiben igényli, az adattárház koncepcióterv elkészítése után tudok segíteni Önnek a megfelelő szállító kiválasztásában. Egy jól kidolgozott adattárház ajánlati felhívásnak ugyanis van egy veszélye: Elég ha azt mondja rá a szállító, hogy „vállaljuk az ajánlati felhívásban specifikált adattárház elkészítését". Ez miért baj?

A jó referencia reményében sok szállító úszástudás nélkül is hajlandó lesz fejest ugrani a mélyvízbe. Majd megoldjuk valahogy - mondják. Eddig is megoldottunk mindent. És sokszor tényleg meg is oldják, de csak az Ön kárán tanulják meg, hogy mivel jár egy adattárház bevezetése.

Az Ön szerepe a megfelelő adattárház szállító kiválasztásánál óriási. Tapasztalatból tudom, hogy a legolcsóbb szállító kiejtése a legnehezebb, hiszen a menedzsment azt fogja mondani, hogy ha szerződésben vállalja, akkor meg is csinálja. „Ha nem, akkor meg majd jól megkötbérezzük őket." Csakhogy aki nem tud úszni, az a kötbér hatására sem fog tudni fennmaradni a víz felszínén és azt sem szabad elfelejteni, hogy egy adattárház projektet nem azért írtak ki, hogy a kötbéren „kaszáljanak".

Elég jól ismerem a hazai piacot, hiszen 1997 óta foglakozom üzleti intelligencia és adattárház rendszerek bevezetésével. Naprakész információkkal rendelkezem a szállítókról, jó néhányukkal dolgoztam együtt korábban, és jó néhányuk munkáját láttam, mint minőségbiztosító. Ismerem azokat a trükköket, amelyekkel a szállítók szerződéskötés után még egy kicsit megnövelhetik nyereségüket. Amennyiben igényli, tudok Önnek segíteni a kalandorok kiszűrésében és a legalkalmasabb adattárház szállító kiválasztásában is.

Ajánlat auditálás: Vajon mennyi az annyi?

Eljött a nagy nap. Precízen elkészítette az adattárház ajánlati felhívást, kiküldte a potenciális szállítóknak és ma van az ajánlatok leadási határideje. Sorra jelentkeznek a futárok Önnél az ajánlatokkal és sorra hívják Önt azok az adattárház szállítók, akik egy kicsit megcsúsztak, hogy éjfélkor ki fogja átvenni az ajánlatot? De végre mind megérkezik és Ön kíváncsian egyből az ajánlatok végéhez lapoz, hogy megtudja az ajánlati árakat.

Vajon melyik az az ár, amelyik legjobban tükrözi a valóságot? Vajon mennyi tartalékot építettek bele az árba az adattárház szállítók? Aki ilyen olcsó ajánlatot adott az tényleg meg tudja csinálni, vagy csak ennyire nem ért hozzá? És a legdrágább ár miért ennyi? Lehet, hogy tényleg ekkora a feladat, vagy csak a szállító úgy akarja csökkenteni a kockázatát, hogy megnöveli az árat?

Amennyiben igényli tudok Önnek segíteni a referenciaár meghatározásában, értelmezni tudom az ajánlatban szereplő árak és az elvégzendő munkák közti összefüggéseket, megnézhetjük, hogy hol, mennyi biztonsági tartalékot épített a szállító az árba, hol tudna alkudni egy kicsit, stb. Sokat spórolhatna így mindössze néhány nap adattárház tanácsadás áráért úgy, hogy közben az elvégzendő munka terjedelme jottányit sem változna.

Mit kap kézhez, ha megvásárolja valamelyik szolgáltatást?

Az adattárház koncepcióterv készítés szolgáltatás megvásárlásával Ön a koncepcióterv mellé megkapja az előzetes igényfelmérések eredményét, a forrásrendszerek elemzése során gyűjtött tapasztalatokat, az interjúk összefoglalását, a projekt sikerességét veszélyeztető kockázati elemek dokumentációját, a választott adattárház architektúrát befolyásoló tényezők listáját, az elvettet alternatívák vázlatát és a tapasztalatokat és észrevételeket bemutató prezentációkat is.

Az ajánlat auditásás, a szállító választási tanácsadás, vagy egyéb adattárház bevezetési tanácsadás vásárlása esetén Ön a lezáró dokumentáción kívül meg fogja kapni azokat az elemzéseket, összefoglalókat, prezentációkat, háttéranyagokat és dokumentációkat, amelyeket az adott munka során gyűjtöttünk vagy készítettünk.

Hogyan rendelheti meg a szolgáltatásokat?

Tudom talán kicsit elcsépeltnek hangzik, de először meg kell ismerkednünk. A tanácsadói szakma egy bizalmi állás. Olyan információkat fogunk majd egymással kicserélni, amelyiknek egyikünk sem örülne, ha illetéktelenek fülébe jutna. Épp ezért szeretném, ha először találkoznánk és személyesen átbeszélnénk az igényeit. Ez a személyes megbeszélés díjtalan és egyik fél számára sem jelent semmilyen elkötelezettséget.

A személyes megbeszélést a Kovari.Attila@biprojekt.hu e-mailen vagy a (061) 200 95 40-es telefonon kérheti.

Nagy megtisztelésnek fogom venni, ha Önnel személyesen is találkozhatok.

Üdvözlettel:
Aláírás

Kővári Attila